Samodzielna księgowość, księgowa na etacie, czy biuro rachunkowe?

Od początku prowadzenia działalności gospodarczej każdy przedsiębiorca jest zobowiązany do prowadzenia księgowości firmy. Tutaj są możliwe trzy zasadnicze warianty w tym zakresie.

1. Samodzielne prowadzenie księgowości.

Niewątpliwie takie rozwiązanie ma jedną podstawową zaletę – jest najtańsze. Nie jest tak, że nic nie kosztuje, ponieważ trzeba ponieść koszty chociażby programu księgowego. Obecne przepisy podatkowe zobowiązują do przesyłania chociażby Jednolitych Plików Kontrolnych i deklaracji skarbowych, które można wygenerować jedynie elektronicznie.

Do tego należy doliczyć ewentualną opiekę informatyczną, ponieważ w niektórych sprawach być może będzie konieczność przynajmniej konsultacji z informatykiem. Zupełnie bez kosztów się więc nie obejdzie. Trzeba też pamiętać, że prawie podatkowym następują ciągłe zmiany i programy księgowe trzeba cyklicznie aktualizować.

Największym jednak problemem jest znajomość zasad księgowości, a w szczególności prawa podatkowego. Księgowi zdobywają tę wiedzę przez wiele lat i muszą ją systematycznie aktualizować.

Nie jest tak jak często niektórym się wydaje, że wystarczy nauczyć się wpisywania kwot w odpowiednie rubryki w księgach rachunkowych, lub podatkowych. Być może na początku działalności kiedy się generuje zaledwie kilka dokumentów, można sobie w ten sposób poradzić. Jednak w miarę rozwoju firmy wszystko zaczyna się komplikować, a w przypadku wielu działalności od początku jest bardzo skomplikowane.

Trzeba wziąć pod uwagę, że w razie popełnienia błędów w księgowaniu nie jest okolicznością łagodzącą fakt, że jesteś początkującym przedsiębiorcą.
Uznanie, że możesz sam prowadzić księgowość własnej firmy nie posiadając wiedzy, jest przekonaniem fałszywym i może nieść ze sobą przykre konsekwencje, a w rezultacie konieczność poniesienia dużych kosztów. Może się bowiem zdarzyć, że w pewnym momencie ktoś będzie musiał jeszcze raz wykonać od początku tę samą pracę, którą ty wykonałeś i trzeba będzie za to zapłacić.

Oczywiście każdy może się nauczyć księgowości, tylko że to zajmuje czas i wiąże się z kosztami.
Nawet jeśli nie skorzystasz z kursów księgowości, to będziesz musiał kupić książki, które należą do literatury fachowej i raczej nie są tanie.

Musisz też wziąć pod uwagę, że dzisiejsza księgowość to nie jest ta sama księgowość, która obowiązywała przed 20 laty. Dzisiaj jest znacznie bardzie skomplikowana, ponieważ komplikuje się rzeczywistość. Przepisy, głównie podatkowe ulegają ciągłej zmianie i tę wiedzę należy systematycznie uzupełniać.

Nawet jeśli twoja działalność będzie polegała na handlu częściami samochodowymi, lub będziesz świadczył usługi budowlane, to już od pierwszego dnia musisz znać wiele skomplikowanych przepisów podatkowych.

Wszystko to jest oczywiście możliwe do realizacji, tylko musisz sobie odpowiedzieć na pytanie, czy twoim celem jest zostanie księgowym, czy też powinieneś zajmować się zarządzaniem firmą, a często w początkowym okresie sam musisz być sprzedawcą, czy wykonawcą usług.

Z mojego wieloletniego doświadczenia wynika, że podejmowanie się samodzielnie prowadzenia księgowości kończy się jej zaniedbaniem, niedotrzymywaniem terminów i w rezultacie przykrymi konsekwencjami, głównie finansowymi.

Oczywiście jako przedsiębiorca powinieneś posiadać ogólną wiedzę z zakresu prowadzenia księgowości chociażby dlatego, żeby wiedzieć czego oczekiwać od księgowych, ale posiadać ogólną wiedzę, to nie jest to samo co samodzielne prowadzenie księgowości
Nie wierz w twierdzenia innych, że jest to bardzo łatwe, ponieważ księgowi z wieloletnim stażem często mają wiele problemów z rozwiązywaniem niektórych kwestii podatkowych, które muszą konsultować z innymi.

Generalnie odradzam tego rodzaju rozwiązanie, ponieważ twój poświęcony czas to też jest koszt, który można przeliczyć na pieniądze i końcowy wynik może okazać się wielokrotnie wyższy, niż w przypadku innych rozwiązań.

Jako przedsiębiorca powinieneś zająć się prowadzeniem i rozwojem firmy, natomiast inne sprawy pozostawić fachowcom w danych branżach.

2. Księgowa na etacie.

Przy takim rozwiązaniu pozbywasz się wszystkich tych problemów, o których pisałem wyżej. Nie musisz zdobywać wiedzy, nie musisz tracić czasu na skomplikowane wyliczanki i kontakty z Urzędem Skarbowym czy ZUS – em. Sprawami księgowymi zajmuje się osoba, która jest do tego profesjonalnie przygotowana. W zasadzie tyle zalet.

Tego rodzaju rozwiązanie ma jednak wiele wad.

Trzeba pamiętać, że zatrudnianie pracownika na etacie niesie ze sobą wiele obowiązków i kosztów.
Przede wszystkim trzeba mu stworzyć miejsce pracy. W tym przypadku co najmniej biurko i komputer, jeśli dysponujesz na tyle dużym biurem, że nie będzie konieczności wynajmu kolejnego lokalu. Oczywiście księgowa musi mieć narzędzia do pracy. Czyli komputer z oprogramowaniem, drukarkę, oraz inne narzędzia biurowe. Na pewno prowadzenie księgowości we własnej firmie wymaga jeszcze innych kosztów jak zakup artykułów biurowych (segregatory, papier itp.).

Zatrudnienie pracownika niesie ze sobą konieczność wypłaty wynagrodzenia, składek ZUS, kierowania pracownika na badania okresowe, za które trzeba zapłacić. Trzeba też pamiętać, że pracownikowi przysługuje urlop, za który również będziesz musiał zapłacić, mimo że w tym czasie nie wykonuje on pracy. Pracownik może również zachorować, wtedy za pierwsze 33 dni w roku również jako pracodawca będziesz musiał mu wypłacić wynagrodzenie chorobowe.

Jednak zatrudnianie własnej księgowej nie oznacza, że to ona będzie ponosić konsekwencje finansowe za popełnione błędy. To ty jesteś pracodawcą i to na tobie ciąży obowiązek nadzoru nad osobą zatrudnioną. Księgowy będzie ponosił odpowiedzialność karną z przepisów Ustawy o rachunkowości, lub Kodeksu Karnego Skarbowego, co jednak nie zdejmuje z ciebie odpowiedzialności za prowadzenie ksiąg rachunkowych firmy.

Nawet w przypadku nałożenia kary finansowej przez organy podatkowe z tytułu nierzetelnego prowadzenia księgowości, nie będziesz mógł jej egzekwować od księgowej jeśli nie zostało to popełnione w złej wierze. Jak z tego wynika, jedyną zaletą jest fakt, że nie będziesz musiał sam się tym zajmować.

W małej firmie zwykle zatrudnianie księgowej na pełny etat jest zbyt kosztowne i nie jest nawet konieczne, ponieważ zwykle na początku nie ma tyle pracy, żeby angażować osobę na pełny wymiar godzin.

Można więc zatrudnić osobę na część etatu. To znacznie zmniejsza koszty i jest znacznie bardziej optymalne, chociaż niewiele księgowych decyduje się na tego rodzaju zatrudnienie, ze względu na zbyt duże koszty (dojazd do pracy) w stosunku do możliwych zarobków.

Zlecanie prowadzenie księgowości przysłowiowej „cioci” na czarno jest ryzykowne, gdyż w przypadku kontroli skarbowej sam będziesz musiał udzielać informacji osobom przeprowadzającym kontrolę, co może być utrudnione w sytuacji, kiedy ktoś inny zajmuje się księgowaniem i nie wiesz dokładnie co się dzieje w księgach.

3. Biuro rachunkowe.

Biura rachunkowe powstały w odpowiedzi na potrzeby rynku. W krajach rozwiniętych tego rodzaju rozwiązania są praktykowane od dawna w większości firm. Nawet duże koncerny zlecają księgowość firmom zewnętrznym. Dotyczy to nie tylko księgowości, lecz wszelkich innych sfer, które nie są związane z działalnością operacyjną.

Jest to tzw. outsorcing. Czyli zlecenie obsługi podmiotowi zewnętrznemu.

Wiąże się to z kilkoma zaletami. Podstawowym powodem jest znacznie niższa cena obsługi, niż w przypadku własnej wewnętrznej obsługi. Szacuje się, że outsorcing zmniejsza koszty średnio o około 20%. W niektórych przypadkach znacznie więcej.

Tak też jest w przypadku biura rachunkowego. Księgowość małej firmy można zlecić dla biura rachunkowego już za niewielką opłatą.

Podstawową wadą prowadzenia księgowości przez biuro rachunkowe jest konieczność dostarczania dokumentów do biura, jak również brak ciągłego kontaktu z osobą obsługującą. Chociaż we współczesnym świecie nawiązanie kontaktu nie jest żadnym problemem.
Zaletę przy tym jest jednak to, że w przypadku prowadzenia księgowości we własnym zakresie istnieje konieczność codziennego księgowania bieżących dokumentów. W przypadku zlecenia prowadzenia księgowości przez biuro rachunkowe, wystarczy dostarczyć dokumenty raz w miesiącu i biuro ma obowiązek dokonania księgowań najpóźniej do dnia złożenia deklaracji podatkowych.

Czym się różni prowadzenie księgowości przez zewnętrzne biuro rachunkowe, od prowadzenia księgowości samodzielnie, lub przez księgową w firmie?

Przede wszystkim biuro rachunkowe jest przedsiębiorcą. Zawierasz więc z nim umowę gospodarczą o świadczenie usług. W umowie określa się szczegółowo ich zakres. Tym samym to biuro rachunkowe ponosi odpowiedzialność za wszelkie błędy i związane z tym konsekwencje.
Czyli w przypadku popełnienia błędu przez biuro rachunkowe, które narazi cię na konsekwencje finansowe, lub spowoduje inny uszczerbek, masz prawo żądać od biura rachunkowego naprawienia szkody i zapłaty odszkodowania.

Każde biuro rachunkowe powinno posiadać obowiązkowe ubezpieczenie od odpowiedzialności zawodowej w zakresie świadczonych usług. Wynika to z przepisów prawa. W takim przypadku możesz więc domagać się zapłaty odszkodowania od towarzystwa ubezpieczeniowego, w którym biuro rachunkowe jest ubezpieczone.

Zlecenie prowadzenia księgowości przez biuro rachunkowe cechuje się elastycznym systemem wynagrodzenia. Czyli możesz ustalić z biurem, że będziesz płacić więcej jeśli będzie to bardziej czasochłonne i bardziej skomplikowane, a mniej wtedy, kiedy będzie to zajmowało mniej pracy. Takie ustaleń można dokonać w każdym czasie.

Tego rodzaju elastycznego sposobu wynagradzania nie można zastosować zatrudniając księgowego.
Ponieważ pracownikowi należy się wynagrodzenie nawet za gotowość do pracy, mimo że tej pracy nie wykonuje. Ponieważ to pracodawca powinien mu zapewnić front robót i nie można mu zmniejszać wynagrodzenia, dlatego że faktycznie pracy nie wykonuje.

Biuro rachunkowe za wykonaną usługę wystawi ci fakturę nie będziesz musiał odprowadzać składek ZUS i podatku dochodowego od wynagrodzeń.

W biurze rachunkowym pracuje wiele osób i nie ma problemu wtedy, kiedy osoba zajmująca się obsługą twojej firmy zachoruje, lub pójdzie na urlop. Biuro rachunkowe na podstawie podpisanej umowy ma obowiązek zapewnić zastępstwo i realizować usługę w sposób ciągły.

Z zależności od zapisów umowy, ale praktykuje się, że to biuro rachunkowe reprezentuje klienta przed organami podatkowymi w czasie prowadzonej kontroli. Dobre biuro załatwia takie sprawy bez udziału klienta. Nie będziesz więc musiał się niepokoić kontrolami skarbowymi. Biuro rachunkowe powinno to załatwić za ciebie.

Na podstawie udzielonego pełnomocnictwa biuro rachunkowe może podpisywać w twoim imieniu deklaracje podatkowe i załatwiać różne sprawy w urzędach.

W takim przypadku unikasz więc tworzenia dodatkowego miejsca pracy, wyposażenia, zakupu oprogramowania i regularnych aktualizacji. Nie interesuje cię papier do drukarki i zakup materiałów biurowych.

Dokumenty księgowe przechowuje zwykle biuro rachunkowe, możesz więc zwolnić trochę miejsca w swoim biurze.

Zlecanie księgowości dla biura rachunkowego jest dzisiaj standardem. Dobre biura rachunkowe ciągle doskonalą swoje oferty i starają się zadowolić klienta w jak najszerszym zakresie.

Dobre biuro rachunkowe ma sprawny system komunikacji z klientem, tak że nie odczuwa on zupełnie tego, że nie ma księgowej we własnym biurze.

Ponadto trzeba wziąć pod uwagę, że biura rachunkowe zatrudniają specjalistów w swojej branży.
W przypadku wystąpienia problemu często bierze udział w jego rozwiązaniu wiele osób, ponieważ nikt nie posiada wszechwiedzy.

W dobrym biurze rachunkowym kto inny zajmuje się obsługą księgową, kto inny obsługą kadrową, a jeszcze kto inny sprawami administracyjnymi klienta. Tak więc jednego klienta obsługuje zespół osób.

Generalnie prowadzenie księgowości przez biuro rachunkowe jest obecnie najtańsze i najbardziej bezpieczne.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *