Biznes jest światem poukładanym. Nie znosi chaosu. Dlatego też wszystko musi być w nim poukładane. Czas więc na pierwszą inwentaryzację, czyli zestawienie wszystkich elementów w jedną całość. Inwentaryzacji dokonuje się po to, żeby sprawdzić czym dysponujemy i czego brakuje. Nie można do tego podchodzić intuicyjnie, na zasadzie, że wydaje mi się, że wszystko już posiadam, dlatego chcę jak najprędzej zacząć. Często brak jednego elementu, może skończyć się porażką całego projektu.
Zaczynając od początku, oceń czy posiadasz wszelkie cechy osobowości, które są niezbędne do prowadzenia firmy. Zatem, czy nie paraliżuje cię lęk przed ryzykiem? Czy jesteś gotowy na wyrzeczenia, przynajmniej przez jakiś czas? Czy jesteś w stanie poświęcić nawet kilkanaście godzin dziennie co najmniej przez najbliższy rok? Czy już wiesz co chciałbyś zaoferować swoim klientom? Czy wiesz czego twoi przyszli klienci będą potrzebować? Czy jesteś w stanie im to dać? Czyli, czy już wiesz na pewno, że jesteś w stanie pogodzić się z ewentualną porażką?
Czy poukładałeś swoje sprawy w taki sposób, że jesteś przygotowany na to, żeby poświęcać na prowadzenie firmy nawet kilkanaście godzin dziennie. To jest oczywiście ewentualny scenariusz, co wcale nie musi znaczyć, że tak właśnie będzie. Jeśli dobrze sobie wszystko poukładasz, nie będzie konieczności poświęcania aż tak wiele czasu. Trzeba być jednak na to przygotowanym.
Na tym etapie powinieneś już wiedzieć bardzo precyzyjnie jakie towary będziesz produkować, lub sprzedawać, lub jaki rodzaj usług będziesz świadczyć. Przy tym musisz być pewny, że klienci na pewno tego potrzebują, a nie że tylko tak ci się wydaje.
Tutaj bardzo łatwo można wpaść w pułapkę braku popytu. Często się zdarza, że obserwując kogoś prowadzącego określony biznes wydaje nam się, że na dany produkt jest bardzo duży popyt i znajdzie się miejsce dla jeszcze jednaj firmy oferującej to samo. To jednak może okazać się tylko złudzeniem, dlatego że popyt mierzy się w zupełnie inny sposób i nie można go określić poprzez krótką obserwację.
Mierzenie popytu dokonuje się w dłuższym czasie, gdyż w wielu branżach występują okresy koniunktury i tzw. okresy „martwe”. Zanim wejdzie się na dany rynek, warto poświęcić trochę więcej czasu na zdobycie informacji na temat popytu na dany produkt.
Kolejnym ważnym elementem są kompetencje. Szczególnie jest to istotne w przypadku świadczenia usług. Musisz ocenić na jakim poziomie jesteś przygotowany w tym zakresie do obsługi klienta. Jeśli zamierzasz dopiero się uczyć wykonywania danej usługi, to nie jest to najlepszy czas i miejsce. Biznes jest rynkiem fachowców i nie znosi amatorów. Kilka potknięć, negatywnych opinii klienta, może skutkować upadkiem firmy, szczególnie na początkowym etapie. Jeśli nie posiadasz odpowiednich umiejętności, to najpierw je zdobądź, a dopiero potem oferuj swoje usługi w profesjonalnym biznesie. Trafiasz na rynek, gdzie funkcjonują fachowcy z wieloletnim stażem. Musisz im co najmniej dorównać.
Bez względu na to, czy prowadzisz firmę budowlaną, salon kosmetyczny, biuro rachunkowe, czy tworzysz strony internetowe. Jeśli zamierzasz prowadzić firmę produkcyjną, lub handlową, to nie wystarczy wyprodukowanie, lub posiadanie w magazynie danego produktu. Towar trzeba jeszcze sprzedać. Dobry towar to nie wszystko. Klient oczekuje odpowiedniego poziomu obsługi. Informacji o towarze, odpowiedniego czasu i sposobu dostawy. Upewnij się, że jesteś przygotowany do tego, żeby w tym zakresie spełnić oczekiwania klienta.
Sprzęt i narzędzia. Większość działalności wymaga posiadania odpowiednich urządzeń, maszyn, lub co najmniej narzędzi.
Ustal, jakie z tych zasobów będą ci potrzebne do realizacji celów biznesowych. Tutaj również nie można sobie pozwolić na minimalizm i liczyć na to, że posiadasz tylko część tego co jest niezbędne i jakoś sobie poradzisz. Tutaj często ulega się złudzeniom. Nieodpowiednie wyposażenie w sprzęt, kończy się w rezultacie albo złym wykonaniem usługi, czy sprzedaży towaru, albo wydłużonym czasem realizacji. Jedno i drugie może spowodować niezadowolenie, a w rezultacie utratę klienta.
Pomieszczenia, lokale. Jeśli świadczysz usługi, to być może przynajmniej na jakiś czas wystarczy ci twoje mieszkanie. Jednak wiele działalności wymaga posiadania odpowiedniej bazy lokalowej, często w odpowiednim miejscu. Szczególnie jeśli dotyczy to sprzedaży detalicznej. Klientowi wszystko można sprzedać, ale w odpowiednich miejscach można sprzedać więcej.
Musisz się więc upewnić, że dany lokal spełnia wymogi niezbędne do prowadzenia określonej działalności. Tutaj nie można podejmować pochopnej decyzji. Jeśli na przykład zamierzasz otworzyć sklep spożywczy, to musisz pamiętać, że lokal musi spełniać odpowiednie wymagania SANEPiD. Każdy lokal gdzie zamierzasz zatrudniać pracowników musi spełniać warunki BHP.
Zasoby finansowe. Czy masz odpowiednią ilość pieniędzy na poniesienie kosztów, które na pewno wystąpią na początku działalności? O tym będzie jednak odrębny temat, jednak mimo wszystko pieniądze na start są jednym z istotnych zasób. Ponieważ jeśli tutaj źle ocenisz zasoby, zabraknie wszystkiego innego, co zostało wymienione wcześniej. Dlatego ten temat omówimy odrębnie.
To jest pierwsza inwentaryzacja zasobów. Księgi rachunkowe, tylko w najprostszej postaci. Zanim zaprowadzisz te właściwe.
Warto je zaprowadzić rzetelnie i w ten sposób prowadzić, chociażby po to, żeby wypracować sobie nawyk zapisywania wszelkich informacji o posiadanych zasobach i zmianach w ich stanie. To jest taka prosta księgowość, ale niezbędna w każdej firmie. Już na tym etapie zaczniesz się uczyć podstaw ekonomii i zaczniesz rozumieć rachunkowość, co z pewnością ułatwi ci zarządzanie firmą w przyszłości.