Wynajęty lokal, czy własne mieszkanie?

Każda firma musi mieć siedzibę. Przez siedzibę należy rozumieć adres, pod który będzie wysyłana korespondencja. Tyle formalnie wystarczy do tego, żeby zarejestrować firmę. Przy tym należy pamiętać, że wskazując adres siedziby firmy tym samym zobowiązujesz się do tego, że będziesz odbierać korespondencję, która właśnie na ten adres będzie wysyłana. Ewentualnie możesz wskazać inny adres do korespondencji. Nawet jeśli faktycznie nie przebywasz pod tym adresem, nie będziesz mógł się potem tłumaczyć używając tego argumentu.

Dlatego wskazując w dokumentach rejestrowych adres siedziby firmy musisz sobie zapewnić odbiór korespondencji, gdyż często jej nieodbieranie może mieć fatalne skutki. Powinieneś wiedzieć, że na przykład w sprawach sądowych korespondencja wysłana na adres wskazany jako siedziba firmy, w przypadku kiedy nie jest odebrana w ciągu dwóch tygodni po uprzednim awizowaniu, uznawana jest jako doręczona. Jeśli więc będą do ciebie wysłane ważne pisma, z którymi nie będziesz miał możliwości zapoznania się, nie będziesz mógł podnosić zarzutu, że nie odebrałeś korespondencji.

Najlepiej więc wskazywać adres do korespondencji taki, pod którym faktycznie przebywasz.

Każda firma jednak powinna posiadać jakieś biuro. Rodzaj centrum dowodzenia. Miejsce, gdzie można tworzyć i przeglądać dokumenty, spotykać się klientami i współpracownikami. Teoretycznie wystarczy do tego zwykłe biurko we własnym mieszkaniu. Niektórzy nawet twierdzą, że biuro mają w teczce, czyli że w ogóle nie posiadają biura. Można i tak, jeśli nie jest to potrzebne.

Wynajem lokalu biurowego wiąże się kosztami, których na starcie wolałbyś uniknąć. Żeby podjąć decyzję, czy będziesz przynajmniej przez jakiś czas korzystał z własnego mieszkania, oszczędzając w ten sposób kilka tysięcy złotych rocznie, czy jednak powinieneś wynająć biuro w odpowiedniej lokalizacji w mieście, musisz wziąć pod uwagę kilka istotnych elementów.

Możemy brać tutaj pod uwagę oczywiście tylko niektóre rodzaje działalności. Przy tym mówimy tutaj o biurze firmy, a nie o lokalu, w którym się handluje, lub wykonuje usługi. Przy czym są pewne rodzaje usług, które wykonuje się właśnie w biurze i głównie takie przypadki należy rozważać w kwestii używania własnego mieszkania do prowadzenia działalności.

Kiedy wspólnie z żoną zaczęliśmy prowadzić biuro rachunkowe, to przez kilka lat mieściło się ono właśnie w mieszkaniu, w bloku, na czwartym piętrze. Nie oznacza to jednak, że należy to traktować jako wzór do naśladowania.

Tutaj dotykamy kolejnej istotnej kwestii. Nie ma biznesu bez klientów. Pieniądze, które będziesz zarabiać muszą od kogoś pochodzić. Prowadząc firmę nie możesz wyeliminować z działalności kontaktu z klientem. Chyba, że działalność polega na grze na giełdzie.

Z klientem trzeba się gdzieś spotykać. Oczywiście można spotykać się w jego siedzibie, można też w kawiarni. Każdy z tych wariantów jest dopuszczalny. Istotne jet to, jaką ilość klientów zamierzasz obsługiwać i jak często będziesz musiał się z nimi kontaktować.

Na przykład w przypadku biura rachunkowego kontakt z klientem jest niezbędny co najmniej raz w miesiącu. Przy czym w tym przypadku nie można się ograniczyć do kontaktu telefonicznego. Natomiast prowadząc działalność polegającą na tworzeniu stron internetowych, nie jest konieczny kontakt osobisty. Internet zmienił wszystko.

Mimo tego, można często spotkać się z sytuacjami, kiedy młody przedsiębiorca wynajmuje lokal w dobrym punkcie w mieście, gdyż uznaje to za prestiż. Wielu uważa, że firma bez nowoczesnego biura, nie uzyska odpowiedniej renomy. W pewnym sensie jest to prawda, ale tylko w umysłach osób podobnie rozumujących. Nie można więc z tym przesadzać uznając, że wszyscy rozumują tak samo.

Na początkowym etapie prowadzenia firmy lepiej jednak koncentrować się na ograniczeniu kosztów, zamiast epatować sztucznym prestiżem, ponieważ jest to pewne nieporozumienie. Otóż prestiżu nabiera się w czasie, dając się poznać jako rzetelna i profesjonalna firma, a nie samym pokazywaniem biura. Oczywiście wygląd biura jest bardzo ważny, ale w sytuacji kiedy mamy do wyboru znaczne zmniejszenie kosztów, albo pokazywanie ładnego biura, to można sobie odpuścić na pewien czas inwestycję w lokal biurowy.

Każda z tych opcji ma swoje plusy i minusy, które również należy wziąć pod uwagę. Wynajęty lokal, w dobrym miejscu ma swoje oczywiste zalety. Podstawową jego wadą jest to, że kosztuje, oraz że trzeba do niego dotrzeć i z niego wrócić, co często może zająć trochę czasu, którego w biznesie nigdy nie jest za wiele.

Mieszkanie ma ten plus, że nie trzeba za niego dodatkowo płacić i nie trzeba codziennie wychodzić do pracy. Trzeba jednak wziąć pod uwagę, że dla wielu klientów spotkanie w prywatnym mieszkaniu może być krępujące. Z tego też powodu mogą mieć opory przed zlecaniem usług twojej firmie. Również dla ciebie, jak też twojej rodziny nie jest to sytuacja komfortowa, kiedy ciągle do mieszkania przychodzą obcy ludzie. Problem jest również w tym, że wielu klientów uznaje w takiej sytuacji, że jest to biuro, które jest czynne całą dobę. To znam z autopsji.

Można z tej sytuacji wybrnąć, spotykając się przez jakiś czas z klientami w ich siedzibach. We współczesnym biznesie to już właściwie standard. Klient jest coraz bardziej wygodny i nie chce tracić czasu stojąc w korkach w mieście jadąc na spotkanie ze zleceniobiorcą.  W jakimś sensie rozwiązuje to problem.

W ten sposób można sobie zorganizować działalność, ale jednak tylko do pewnego czasu. Wraz z zatrudnieniem pierwszego pracownika sytuacja się zmienia. Z jednej strony dlatego, że nie jest to komfortowa sytuacja ani dla ciebie, kiedy pracownik przez osiem godzin dziennie przebywa w mieszkaniu wśród domowników, a drugiej strony nie jest to również komfortowa sytuacja dla pracownika. Z tego też powodu możesz stracić wartościowego pracownika, który może nie zaakceptować pracy w takich warunkach.

Nie ma większego problemu jeśli jest to sytuacja przejściowa, ponieważ wtedy można poinformować o tym pracownika i klientów, pod warunkiem, że wskażesz precyzyjnie jak długo będzie to trwało. Krótki okres czasu są w stanie wytrwać zarówno klienci, jak i pracownik. Jeśli jednak nie będziesz w stanie określić jak długo może trwać taka sytuacja, to po pewnym czasie może to wywołać niezadowolenie po jednej i drugiej stronie.

Trzeb wziąć pod uwagę, że obecna rzeczywistość, to nie jest ta sprzed ponad 20 lat, kiedy zaczynałem działalność biznesową. Wtedy rzeczą normalną było, że wiele firm mieściło się w mieszkaniach. Obecnie wszystko się zmieniło i klient nie chce już przychodzić do mieszkania. Jednak zmieniło się również to, że w wielu przypadkach klient w ogóle nie musi przychodzić do biura. Wtedy nie ma dla niego znaczenia, gdzie biuro się znajduje.

Oczywiście bierzemy tutaj pod uwagę sytuację w początkach działalności. W dłuższej perspektywie, jeśli masz zamiar rozwijać firmę, to należy jednak rozejrzeć się za lokalem biurowym. O tym jak wybrać dobry lokal, omówimy już w innym temacie. Generalnie, na tym etapie stawiaj na pierwszym miejscu rachunek ekonomiczny, pozostawiając kwestie prestiżu i wizerunku na drugim miejscu.

Pierwszy rok – jak oszacować koszty?

W biznesie jedno jest pewne – na pewno będą koszty, ale nie ma gwarancji, że wystąpią przychody. Tutaj właśnie zaczyna się ekonomia.  Rozpoczynamy pierwsze szacowanie kosztów działalności.

W każdej działalności trzeba przewidzieć ile czasu zajmie nam „rozruch”, czyli czas, w którym pozyskamy pierwszych klientów i dokonamy pierwszych sprzedaży. Tan czas w jednym przypadku może być krótszy, w innym dłuższy. Trudno jednak przewidzieć jaki on będzie w konkretnym przypadku. Chyba, że mamy już klientów na starcie, którzy tylko czekają aż im coś sprzedamy, albo wykonamy dla nich usługę.

W większości przypadków jednak na klienta się czeka, gdyż potrzeba czasu, zanim potencjalni klienci dowiedzą się o naszym istnieniu i podejmą decyzje o tym, żeby skorzystać z naszej oferty. Bezpiecznie jest ustalić, że ten czas potrwa rok. Dlatego, że przeceniając swoje możliwości możesz szybko wypaść z rynku ze względu na nieprawidłowe oszacowanie kosztów działalności.

Tutaj należy zastosować znaną z księgowości zasadę ostrożności, która również jest nazywana zasadą ostrożnej wyceny. Zasada ta nakazuje dokonywanie wyceny w sposób ostrożny, czyli bez nadmiernego optymizmu. Na przykład nie należy zakładać, że osiągniemy określone przychody jeśli nie ma ku temu wyraźnych podstaw.

Nie można również zakładać, że nie poniesie się określonych kosztów. Prowadząc księgowość tworzy się tzw. „rezerwy” na koszty, które wystąpią albo mogą wystąpić w przyszłości, w sytuacjach kiedy wystąpienie ich jest albo pewne, albo bardzo prawdopodobne. To, że są prawdopodobne, już nakazuje tworzenie rezerw na ich pokrycie. W tym momencie musisz zacząć myśleć jak księgowy.

Przyjęliśmy już, że okres rozruchowy będzie trwał rok. To jest okres dochodzenia do stanu kiedy firma sama będzie w stanie się finansować. To znaczy, kiedy zaczniesz osiągać takie przychody, które w całości pokryją koszty działalności. Żeby te koszty prawidłowo oszacować, należy zacząć od tego, czy działalność gospodarcza będzie twoim jedynym źródłem utrzymania, czy też równolegle w tym czasie będziesz pracować na etacie, lub będziesz osiągał dochody z innych źródeł. Jeśli jest to jedyne źródło twojego utrzymania, to należy ustalić jakiej kwoty miesięcznie będziesz potrzebować na własne utrzymanie. Na tzw. „życie”.

Przyjmijmy, że jest to 2 000 zł miesięcznie. Mnożąc to przez 12 miesięcy daje nam to 24 000 zł. Takiej kwoty będziesz potrzebował na to, żeby utrzymać się przez najbliższy rok prowadzenia działalności. Działalność gospodarcza na pewno jest obarczona obowiązkiem comiesięcznej zapłaty składek ZUS. Jako początkujący przedsiębiorca możesz skorzystać z tzw. „małego ZUS”, który obecnie wynosi 520 zł miesięcznie. W ciągu roku daje nam to 6 240 zł. Taką kwotę składek ZUS zapłacisz w pierwszym roku działalności.

Przyjmijmy, że będziesz musiał wynająć niewielki lokal biurowy, którego miesięczny koszt najmu będzie kosztował 500 zł, co w skali roku daje 6 000 zł. Do tego należy doliczyć opłaty za media w kwocie 100 zł, co daje w roku 1 200 zł. Załóżmy, że posiadasz już komputer, oraz odpowiednie oprogramowanie, więc tego już nie będziemy liczyć.

Nie są to jednak wszystkie wydatki. Żadna współczesna firma nie obędzie się bez strony internetowej. Koszt skromnej strony, to wydatek około 3 000 zł. Należy również wziąć pod uwagę koszty paliwa, jeśli zamierzasz używać samochodu, koszty artykułów biurowych i innych drobnych wydatków, których w ciągu roku trochę się nazbiera. Tylko to, co dotychczas wyliczyliśmy już daje kwotę 40 440 zł. Z tym, że nie są to wszystkie wydatki.

Koszty, które będziesz zmuszony ponieść zależą od rodzaju działalności. W tym przypadku wzięliśmy pod uwagę działalność usługową, do której będzie ci niezbędne tylko małe biuro. Natomiast zupełnie inaczej będą wyglądać koszty, jeśli zamierzasz otworzyć sklep. Tutaj trzeba się liczyć ze znacznie większym kosztem najmu pomieszczeń, oraz kosztów zakupu pierwszych towarów handlowych. Przyjmując, że na razie nie będziesz zatrudniać pracowników. W tym przypadku należy liczyć się kosztami przekraczającymi 100 000 zł, przy czym znaczną część trzeba będzie ponieść już na początku.

Nie oznacza to, że ta kwota powinny znajdować się w całości na twoim rachunku bankowym w momencie rozpoczynania działalności, ale co najmniej taką kwotę pieniędzy musisz sobie zapewnić w ciągu roku. Przy tym nie można tutaj dać się ponieść zbyt dużej dawce optymizmu.

Zwykle rozpoczynaniu działalności towarzyszy uczucie euforii. Wyobrażasz sobie wielkie zyski, wielu klientów, bo przecież widzisz, że tak się dzieje u innych. Podstawowy problem na starcie każdej nowej firmy polega na tym, że o ile można w miarę dokładnie oszacować koszty działalności, przynajmniej w pierwszym, najważniejszym roku, o tyle bardzo trudno jest oszacować przyszłe przychody. Działająca od dłuższego czasu firma może planować przyszłe przychody w oparciu o dane historyczne. Natomiast firma początkująca nie ma jeszcze historii.

Dlatego należy podchodzić do tego z dużą ostrożnością. Najbardziej bezpiecznie byłoby przyjąć, że w ciągu pierwszego roku w ogóle nie wystąpi przychód. Takie sytuacje również się zdarzają, wtedy kiedy ktoś podchodzi do rzeczy zupełnie bez wyobraźni.

Można przyjąć określony rachunek prawdopodobieństwa, na przykład, że w pierwszym roku osiągniesz przychody, które w 30% pokryją koszty. Jeśli będzie to większa proporcja, to tym lepiej. Być może już po kilku miesiącach zaczniesz osiągać dochody i problem sam się rozwiąże. Nie należy jednak przyjmować takiej opcji.

Jeśli dzisiaj nie posiadasz odpowiedniej kwoty pieniędzy, lepiej zaczekaj, aż tę kwotę zdobędziesz. Pierwszy rok jest najważniejszym i krytycznym rokiem w życiu firmy. Często zdarza się tak, że przez kilka miesięcy firma nie przynosi żadnych dochodów, a często również nie osiąga się nawet przychodów. Może się tak zdarzyć, że właśnie po kilku miesiącach zacznie się pojawiać szansa na zmianę tej sytuacji i z szacunków wynika, że w ciągu kilku następnych miesięcy firma może już uzyskiwać dochody.

Co wtedy, jeśli właśnie skończyły ci się środki i nie jesteś w stanie finansować bieżących wydatków, gdyż źle skalkulowałeś kwotę, która jest niezbędna do ich pokrycia, natomiast właśnie zapowiedzieli się nowi klienci, nowe zlecenia, natomiast nie masz pieniędzy na kontynuowanie działalności? Jak wygląda wtedy sytuacja? To, co wydałeś dotychczas, zostało stracone. Jesteś zmuszony zawiesić działalność, lub nawet zlikwidować. Można ponownie znaleźć środki na kontynuację, lecz zajmie to trochę czasu. W tym czasie stracisz klientów, bo klient nie będzie czekał. Pójdzie do konkurencji.

Pozostaje za jakiś czas zacząć od nowa. Tak właśnie działa biznes.

Nie można się oszukiwać, bo tak jak już wspomniałem w jednym z pierwszych wpisów, biznes się mści za oszustwo. Nawet jeśli oszukujesz samego siebie. W przypadku wielu działalności często właśnie błędne szacowanie przyszłych kosztów jest przyczyną upadku. Jeśli prowadzisz sklep, to musisz mieć w nim pełne półki. Jeśli sądzisz, że wystarczy posiadać tylko część asortymentu, a resztę się dokupi wtedy, kiedy pojawią się zyski, to możesz nigdy nie doczekać się zysków, a towar na półkach będzie topniał, ponieważ nie będzie za co go kupić.

Mylne jest przekonanie, że jeśli będzie na półkach tylko połowa towaru, który jest niezbędny, to szacujesz, że najwyżej osiągniesz na razie tylko połowę zakładanego przychodu, a tym samym mniejszy dochód. To jest skrajnie błędne rozumowanie. To znaczy, że nie rozumiesz psychologii klienta, ani psychologii sprzedaży. W ten sposób możesz nie uzyskać żadnego dochodu. Bowiem żeby powstał dochód, przychód musi przewyższać koszty. W takim przypadku, wystarczy wyłożyć na półki 100% więcej towaru, żeby uzyskać wzrost przychodów o 300, 500, lub nawet 1000%.

Klient będzie z daleka omijał sklep z pustymi półkami. Nie masz pieniędzy na zakup towaru? Nie otwieraj sklepu. Tak jest w każdej sytuacji. Klient kupi coś w twoim sklepie, pod warunkiem, że przy okazji kupi też inne rzeczy. Skorzysta z twojej usługi, pod warunkiem, że zaoferujesz cały kompleks usług. Klient nie będzie korzystał u ciebie z jednej usługi, a u kogo innego z innej, jeśli może skorzystać z całego kompleksu usług oferowanych przez konkurencję. Jeśli nagle stwierdzasz, że zabrakło ci pieniędzy na materiał do wykonania usługi, albo na zakup narzędzi, to właśnie straciłeś klienta.

Musisz pamiętać, że w biznesie koszty stałe rosną w czasie i są uzależnione wyłącznie od czasu, a nie od ilości zleceń. Składki ZUS musisz płacić, bez względu na to czy osiągasz przychód, czy nie. Nie są też zależne od wysokości przychodu.  wynajmującego lokal nie będzie obchodzić, czy osiągasz dochody, czy nie. Mija miesiąc i generuje się nowy koszt. Początkowa faza prowadzenia firmy jest więc wyścigiem z czasem. Jeśli w określonym czasie nie osiągniesz odpowiednich przychodów – przegrywasz. Dlatego też, należy się ubezpieczyć od tego, że w określonym czasie jednak tych przychodów nie uzyskasz.

Ubezpieczeniem w tym przypadku jest zabezpieczenie środków pieniężnych na pokrycie kosztów w początkowej fazie.

Już na tym etapie musisz się zaprzyjaźnić z kalkulatorem i nauczyć się prawidłowo odczytywać jego wskazania. Jeśli kalkulator wskazuje ci 100, to nie udawaj, że jest to 1000. Oszukiwanie samego siebie do niczego nie prowadzi. Bardzo często po roku prowadzenia działalności można spotkać przedsiębiorców, którzy źle się przygotowali do startu i niestety musieli zejść z rynku. Wtedy ich problemem nie jest to, że nie osiągnęli dochodu. Ich problemem jest to, że ponieśli straty. Ponieważ tak właśnie działa biznes.

Jeśli w określonym czasie nie zaczniesz osiągać zysków, tracisz wszystko co do tej pory zainwestowałeś. Przypominam, że według statystyk 50% nowo zarejestrowanych przedsiębiorstw upada przed upływem roku od rozpoczęcia działalności.
Jedną z przyczyn jest właśnie niewłaściwe szacowanie przyszłych kosztów działalności.