Wynajęty lokal, czy własne mieszkanie?

Każda firma musi mieć siedzibę. Przez siedzibę należy rozumieć adres, pod który będzie wysyłana korespondencja. Tyle formalnie wystarczy do tego, żeby zarejestrować firmę. Przy tym należy pamiętać, że wskazując adres siedziby firmy tym samym zobowiązujesz się do tego, że będziesz odbierać korespondencję, która właśnie na ten adres będzie wysyłana. Ewentualnie możesz wskazać inny adres do korespondencji. Nawet jeśli faktycznie nie przebywasz pod tym adresem, nie będziesz mógł się potem tłumaczyć używając tego argumentu.

Dlatego wskazując w dokumentach rejestrowych adres siedziby firmy musisz sobie zapewnić odbiór korespondencji, gdyż często jej nieodbieranie może mieć fatalne skutki. Powinieneś wiedzieć, że na przykład w sprawach sądowych korespondencja wysłana na adres wskazany jako siedziba firmy, w przypadku kiedy nie jest odebrana w ciągu dwóch tygodni po uprzednim awizowaniu, uznawana jest jako doręczona. Jeśli więc będą do ciebie wysłane ważne pisma, z którymi nie będziesz miał możliwości zapoznania się, nie będziesz mógł podnosić zarzutu, że nie odebrałeś korespondencji.

Najlepiej więc wskazywać adres do korespondencji taki, pod którym faktycznie przebywasz.

Każda firma jednak powinna posiadać jakieś biuro. Rodzaj centrum dowodzenia. Miejsce, gdzie można tworzyć i przeglądać dokumenty, spotykać się klientami i współpracownikami. Teoretycznie wystarczy do tego zwykłe biurko we własnym mieszkaniu. Niektórzy nawet twierdzą, że biuro mają w teczce, czyli że w ogóle nie posiadają biura. Można i tak, jeśli nie jest to potrzebne.

Wynajem lokalu biurowego wiąże się kosztami, których na starcie wolałbyś uniknąć. Żeby podjąć decyzję, czy będziesz przynajmniej przez jakiś czas korzystał z własnego mieszkania, oszczędzając w ten sposób kilka tysięcy złotych rocznie, czy jednak powinieneś wynająć biuro w odpowiedniej lokalizacji w mieście, musisz wziąć pod uwagę kilka istotnych elementów.

Możemy brać tutaj pod uwagę oczywiście tylko niektóre rodzaje działalności. Przy tym mówimy tutaj o biurze firmy, a nie o lokalu, w którym się handluje, lub wykonuje usługi. Przy czym są pewne rodzaje usług, które wykonuje się właśnie w biurze i głównie takie przypadki należy rozważać w kwestii używania własnego mieszkania do prowadzenia działalności.

Kiedy wspólnie z żoną zaczęliśmy prowadzić biuro rachunkowe, to przez kilka lat mieściło się ono właśnie w mieszkaniu, w bloku, na czwartym piętrze. Nie oznacza to jednak, że należy to traktować jako wzór do naśladowania.

Tutaj dotykamy kolejnej istotnej kwestii. Nie ma biznesu bez klientów. Pieniądze, które będziesz zarabiać muszą od kogoś pochodzić. Prowadząc firmę nie możesz wyeliminować z działalności kontaktu z klientem. Chyba, że działalność polega na grze na giełdzie.

Z klientem trzeba się gdzieś spotykać. Oczywiście można spotykać się w jego siedzibie, można też w kawiarni. Każdy z tych wariantów jest dopuszczalny. Istotne jet to, jaką ilość klientów zamierzasz obsługiwać i jak często będziesz musiał się z nimi kontaktować.

Na przykład w przypadku biura rachunkowego kontakt z klientem jest niezbędny co najmniej raz w miesiącu. Przy czym w tym przypadku nie można się ograniczyć do kontaktu telefonicznego. Natomiast prowadząc działalność polegającą na tworzeniu stron internetowych, nie jest konieczny kontakt osobisty. Internet zmienił wszystko.

Mimo tego, można często spotkać się z sytuacjami, kiedy młody przedsiębiorca wynajmuje lokal w dobrym punkcie w mieście, gdyż uznaje to za prestiż. Wielu uważa, że firma bez nowoczesnego biura, nie uzyska odpowiedniej renomy. W pewnym sensie jest to prawda, ale tylko w umysłach osób podobnie rozumujących. Nie można więc z tym przesadzać uznając, że wszyscy rozumują tak samo.

Na początkowym etapie prowadzenia firmy lepiej jednak koncentrować się na ograniczeniu kosztów, zamiast epatować sztucznym prestiżem, ponieważ jest to pewne nieporozumienie. Otóż prestiżu nabiera się w czasie, dając się poznać jako rzetelna i profesjonalna firma, a nie samym pokazywaniem biura. Oczywiście wygląd biura jest bardzo ważny, ale w sytuacji kiedy mamy do wyboru znaczne zmniejszenie kosztów, albo pokazywanie ładnego biura, to można sobie odpuścić na pewien czas inwestycję w lokal biurowy.

Każda z tych opcji ma swoje plusy i minusy, które również należy wziąć pod uwagę. Wynajęty lokal, w dobrym miejscu ma swoje oczywiste zalety. Podstawową jego wadą jest to, że kosztuje, oraz że trzeba do niego dotrzeć i z niego wrócić, co często może zająć trochę czasu, którego w biznesie nigdy nie jest za wiele.

Mieszkanie ma ten plus, że nie trzeba za niego dodatkowo płacić i nie trzeba codziennie wychodzić do pracy. Trzeba jednak wziąć pod uwagę, że dla wielu klientów spotkanie w prywatnym mieszkaniu może być krępujące. Z tego też powodu mogą mieć opory przed zlecaniem usług twojej firmie. Również dla ciebie, jak też twojej rodziny nie jest to sytuacja komfortowa, kiedy ciągle do mieszkania przychodzą obcy ludzie. Problem jest również w tym, że wielu klientów uznaje w takiej sytuacji, że jest to biuro, które jest czynne całą dobę. To znam z autopsji.

Można z tej sytuacji wybrnąć, spotykając się przez jakiś czas z klientami w ich siedzibach. We współczesnym biznesie to już właściwie standard. Klient jest coraz bardziej wygodny i nie chce tracić czasu stojąc w korkach w mieście jadąc na spotkanie ze zleceniobiorcą.  W jakimś sensie rozwiązuje to problem.

W ten sposób można sobie zorganizować działalność, ale jednak tylko do pewnego czasu. Wraz z zatrudnieniem pierwszego pracownika sytuacja się zmienia. Z jednej strony dlatego, że nie jest to komfortowa sytuacja ani dla ciebie, kiedy pracownik przez osiem godzin dziennie przebywa w mieszkaniu wśród domowników, a drugiej strony nie jest to również komfortowa sytuacja dla pracownika. Z tego też powodu możesz stracić wartościowego pracownika, który może nie zaakceptować pracy w takich warunkach.

Nie ma większego problemu jeśli jest to sytuacja przejściowa, ponieważ wtedy można poinformować o tym pracownika i klientów, pod warunkiem, że wskażesz precyzyjnie jak długo będzie to trwało. Krótki okres czasu są w stanie wytrwać zarówno klienci, jak i pracownik. Jeśli jednak nie będziesz w stanie określić jak długo może trwać taka sytuacja, to po pewnym czasie może to wywołać niezadowolenie po jednej i drugiej stronie.

Trzeb wziąć pod uwagę, że obecna rzeczywistość, to nie jest ta sprzed ponad 20 lat, kiedy zaczynałem działalność biznesową. Wtedy rzeczą normalną było, że wiele firm mieściło się w mieszkaniach. Obecnie wszystko się zmieniło i klient nie chce już przychodzić do mieszkania. Jednak zmieniło się również to, że w wielu przypadkach klient w ogóle nie musi przychodzić do biura. Wtedy nie ma dla niego znaczenia, gdzie biuro się znajduje.

Oczywiście bierzemy tutaj pod uwagę sytuację w początkach działalności. W dłuższej perspektywie, jeśli masz zamiar rozwijać firmę, to należy jednak rozejrzeć się za lokalem biurowym. O tym jak wybrać dobry lokal, omówimy już w innym temacie. Generalnie, na tym etapie stawiaj na pierwszym miejscu rachunek ekonomiczny, pozostawiając kwestie prestiżu i wizerunku na drugim miejscu.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *