W biznesie jedno jest pewne – na pewno będą koszty, ale nie ma gwarancji, że wystąpią przychody. Tutaj właśnie zaczyna się ekonomia. Rozpoczynamy pierwsze szacowanie kosztów działalności.
W każdej działalności trzeba przewidzieć ile czasu zajmie nam „rozruch”, czyli czas, w którym pozyskamy pierwszych klientów i dokonamy pierwszych sprzedaży. Tan czas w jednym przypadku może być krótszy, w innym dłuższy. Trudno jednak przewidzieć jaki on będzie w konkretnym przypadku. Chyba, że mamy już klientów na starcie, którzy tylko czekają aż im coś sprzedamy, albo wykonamy dla nich usługę.
W większości przypadków jednak na klienta się czeka, gdyż potrzeba czasu, zanim potencjalni klienci dowiedzą się o naszym istnieniu i podejmą decyzje o tym, żeby skorzystać z naszej oferty. Bezpiecznie jest ustalić, że ten czas potrwa rok. Dlatego, że przeceniając swoje możliwości możesz szybko wypaść z rynku ze względu na nieprawidłowe oszacowanie kosztów działalności.
Tutaj należy zastosować znaną z księgowości zasadę ostrożności, która również jest nazywana zasadą ostrożnej wyceny. Zasada ta nakazuje dokonywanie wyceny w sposób ostrożny, czyli bez nadmiernego optymizmu. Na przykład nie należy zakładać, że osiągniemy określone przychody jeśli nie ma ku temu wyraźnych podstaw.
Nie można również zakładać, że nie poniesie się określonych kosztów. Prowadząc księgowość tworzy się tzw. „rezerwy” na koszty, które wystąpią albo mogą wystąpić w przyszłości, w sytuacjach kiedy wystąpienie ich jest albo pewne, albo bardzo prawdopodobne. To, że są prawdopodobne, już nakazuje tworzenie rezerw na ich pokrycie. W tym momencie musisz zacząć myśleć jak księgowy.
Przyjęliśmy już, że okres rozruchowy będzie trwał rok. To jest okres dochodzenia do stanu kiedy firma sama będzie w stanie się finansować. To znaczy, kiedy zaczniesz osiągać takie przychody, które w całości pokryją koszty działalności. Żeby te koszty prawidłowo oszacować, należy zacząć od tego, czy działalność gospodarcza będzie twoim jedynym źródłem utrzymania, czy też równolegle w tym czasie będziesz pracować na etacie, lub będziesz osiągał dochody z innych źródeł. Jeśli jest to jedyne źródło twojego utrzymania, to należy ustalić jakiej kwoty miesięcznie będziesz potrzebować na własne utrzymanie. Na tzw. „życie”.
Przyjmijmy, że jest to 2 000 zł miesięcznie. Mnożąc to przez 12 miesięcy daje nam to 24 000 zł. Takiej kwoty będziesz potrzebował na to, żeby utrzymać się przez najbliższy rok prowadzenia działalności. Działalność gospodarcza na pewno jest obarczona obowiązkiem comiesięcznej zapłaty składek ZUS. Jako początkujący przedsiębiorca możesz skorzystać z tzw. „małego ZUS”, który obecnie wynosi 520 zł miesięcznie. W ciągu roku daje nam to 6 240 zł. Taką kwotę składek ZUS zapłacisz w pierwszym roku działalności.
Przyjmijmy, że będziesz musiał wynająć niewielki lokal biurowy, którego miesięczny koszt najmu będzie kosztował 500 zł, co w skali roku daje 6 000 zł. Do tego należy doliczyć opłaty za media w kwocie 100 zł, co daje w roku 1 200 zł. Załóżmy, że posiadasz już komputer, oraz odpowiednie oprogramowanie, więc tego już nie będziemy liczyć.
Nie są to jednak wszystkie wydatki. Żadna współczesna firma nie obędzie się bez strony internetowej. Koszt skromnej strony, to wydatek około 3 000 zł. Należy również wziąć pod uwagę koszty paliwa, jeśli zamierzasz używać samochodu, koszty artykułów biurowych i innych drobnych wydatków, których w ciągu roku trochę się nazbiera. Tylko to, co dotychczas wyliczyliśmy już daje kwotę 40 440 zł. Z tym, że nie są to wszystkie wydatki.
Koszty, które będziesz zmuszony ponieść zależą od rodzaju działalności. W tym przypadku wzięliśmy pod uwagę działalność usługową, do której będzie ci niezbędne tylko małe biuro. Natomiast zupełnie inaczej będą wyglądać koszty, jeśli zamierzasz otworzyć sklep. Tutaj trzeba się liczyć ze znacznie większym kosztem najmu pomieszczeń, oraz kosztów zakupu pierwszych towarów handlowych. Przyjmując, że na razie nie będziesz zatrudniać pracowników. W tym przypadku należy liczyć się kosztami przekraczającymi 100 000 zł, przy czym znaczną część trzeba będzie ponieść już na początku.
Nie oznacza to, że ta kwota powinny znajdować się w całości na twoim rachunku bankowym w momencie rozpoczynania działalności, ale co najmniej taką kwotę pieniędzy musisz sobie zapewnić w ciągu roku. Przy tym nie można tutaj dać się ponieść zbyt dużej dawce optymizmu.
Zwykle rozpoczynaniu działalności towarzyszy uczucie euforii. Wyobrażasz sobie wielkie zyski, wielu klientów, bo przecież widzisz, że tak się dzieje u innych. Podstawowy problem na starcie każdej nowej firmy polega na tym, że o ile można w miarę dokładnie oszacować koszty działalności, przynajmniej w pierwszym, najważniejszym roku, o tyle bardzo trudno jest oszacować przyszłe przychody. Działająca od dłuższego czasu firma może planować przyszłe przychody w oparciu o dane historyczne. Natomiast firma początkująca nie ma jeszcze historii.
Dlatego należy podchodzić do tego z dużą ostrożnością. Najbardziej bezpiecznie byłoby przyjąć, że w ciągu pierwszego roku w ogóle nie wystąpi przychód. Takie sytuacje również się zdarzają, wtedy kiedy ktoś podchodzi do rzeczy zupełnie bez wyobraźni.
Można przyjąć określony rachunek prawdopodobieństwa, na przykład, że w pierwszym roku osiągniesz przychody, które w 30% pokryją koszty. Jeśli będzie to większa proporcja, to tym lepiej. Być może już po kilku miesiącach zaczniesz osiągać dochody i problem sam się rozwiąże. Nie należy jednak przyjmować takiej opcji.
Jeśli dzisiaj nie posiadasz odpowiedniej kwoty pieniędzy, lepiej zaczekaj, aż tę kwotę zdobędziesz. Pierwszy rok jest najważniejszym i krytycznym rokiem w życiu firmy. Często zdarza się tak, że przez kilka miesięcy firma nie przynosi żadnych dochodów, a często również nie osiąga się nawet przychodów. Może się tak zdarzyć, że właśnie po kilku miesiącach zacznie się pojawiać szansa na zmianę tej sytuacji i z szacunków wynika, że w ciągu kilku następnych miesięcy firma może już uzyskiwać dochody.
Co wtedy, jeśli właśnie skończyły ci się środki i nie jesteś w stanie finansować bieżących wydatków, gdyż źle skalkulowałeś kwotę, która jest niezbędna do ich pokrycia, natomiast właśnie zapowiedzieli się nowi klienci, nowe zlecenia, natomiast nie masz pieniędzy na kontynuowanie działalności? Jak wygląda wtedy sytuacja? To, co wydałeś dotychczas, zostało stracone. Jesteś zmuszony zawiesić działalność, lub nawet zlikwidować. Można ponownie znaleźć środki na kontynuację, lecz zajmie to trochę czasu. W tym czasie stracisz klientów, bo klient nie będzie czekał. Pójdzie do konkurencji.
Pozostaje za jakiś czas zacząć od nowa. Tak właśnie działa biznes.
Nie można się oszukiwać, bo tak jak już wspomniałem w jednym z pierwszych wpisów, biznes się mści za oszustwo. Nawet jeśli oszukujesz samego siebie. W przypadku wielu działalności często właśnie błędne szacowanie przyszłych kosztów jest przyczyną upadku. Jeśli prowadzisz sklep, to musisz mieć w nim pełne półki. Jeśli sądzisz, że wystarczy posiadać tylko część asortymentu, a resztę się dokupi wtedy, kiedy pojawią się zyski, to możesz nigdy nie doczekać się zysków, a towar na półkach będzie topniał, ponieważ nie będzie za co go kupić.
Mylne jest przekonanie, że jeśli będzie na półkach tylko połowa towaru, który jest niezbędny, to szacujesz, że najwyżej osiągniesz na razie tylko połowę zakładanego przychodu, a tym samym mniejszy dochód. To jest skrajnie błędne rozumowanie. To znaczy, że nie rozumiesz psychologii klienta, ani psychologii sprzedaży. W ten sposób możesz nie uzyskać żadnego dochodu. Bowiem żeby powstał dochód, przychód musi przewyższać koszty. W takim przypadku, wystarczy wyłożyć na półki 100% więcej towaru, żeby uzyskać wzrost przychodów o 300, 500, lub nawet 1000%.
Klient będzie z daleka omijał sklep z pustymi półkami. Nie masz pieniędzy na zakup towaru? Nie otwieraj sklepu. Tak jest w każdej sytuacji. Klient kupi coś w twoim sklepie, pod warunkiem, że przy okazji kupi też inne rzeczy. Skorzysta z twojej usługi, pod warunkiem, że zaoferujesz cały kompleks usług. Klient nie będzie korzystał u ciebie z jednej usługi, a u kogo innego z innej, jeśli może skorzystać z całego kompleksu usług oferowanych przez konkurencję. Jeśli nagle stwierdzasz, że zabrakło ci pieniędzy na materiał do wykonania usługi, albo na zakup narzędzi, to właśnie straciłeś klienta.
Musisz pamiętać, że w biznesie koszty stałe rosną w czasie i są uzależnione wyłącznie od czasu, a nie od ilości zleceń. Składki ZUS musisz płacić, bez względu na to czy osiągasz przychód, czy nie. Nie są też zależne od wysokości przychodu. wynajmującego lokal nie będzie obchodzić, czy osiągasz dochody, czy nie. Mija miesiąc i generuje się nowy koszt. Początkowa faza prowadzenia firmy jest więc wyścigiem z czasem. Jeśli w określonym czasie nie osiągniesz odpowiednich przychodów – przegrywasz. Dlatego też, należy się ubezpieczyć od tego, że w określonym czasie jednak tych przychodów nie uzyskasz.
Ubezpieczeniem w tym przypadku jest zabezpieczenie środków pieniężnych na pokrycie kosztów w początkowej fazie.
Już na tym etapie musisz się zaprzyjaźnić z kalkulatorem i nauczyć się prawidłowo odczytywać jego wskazania. Jeśli kalkulator wskazuje ci 100, to nie udawaj, że jest to 1000. Oszukiwanie samego siebie do niczego nie prowadzi. Bardzo często po roku prowadzenia działalności można spotkać przedsiębiorców, którzy źle się przygotowali do startu i niestety musieli zejść z rynku. Wtedy ich problemem nie jest to, że nie osiągnęli dochodu. Ich problemem jest to, że ponieśli straty. Ponieważ tak właśnie działa biznes.
Jeśli w określonym czasie nie zaczniesz osiągać zysków, tracisz wszystko co do tej pory zainwestowałeś. Przypominam, że według statystyk 50% nowo zarejestrowanych przedsiębiorstw upada przed upływem roku od rozpoczęcia działalności.
Jedną z przyczyn jest właśnie niewłaściwe szacowanie przyszłych kosztów działalności.