Jeśli już zdecydowałeś się powierzyć prowadzenie księgowości dla biura rachunkowego, to powinieneś poznać cechy, które powinno posiadać dobre biuro rachunkowe.
Na ten temat krążą różne opinie, głównie wśród ludzi kierujących się wyobrażeniami, a nie znajomością tematu. Funkcjonują poglądy, że najlepsze są małe biura, które obsługują mało klientów, ponieważ wtedy są w stanie poświęcić więcej uwagi każdemu klientowi.
Pogląd z zasady błędny, ponieważ wszystko zależy od tego jak są obciążone osoby, które obsługują klientów. To, że biuro rachunkowe obsługuje mało klientów nic nie znaczy, ponieważ zwykle zatrudnia również mało pracowników i nie ma żadnej gwarancji, że poświęcają oni więcej czasu na obsługę jednego klienta niż biuro, które obsługuje więcej klientów.
Generalnie biura rachunkowe nie należy dzielić pod względem jakości obsługi na małe i duże, lecz na dobre i złe. Z tym, że większe biura mają większe możliwości, wbrew niektórym twierdzeniom.
Trzeba bowiem wziąć od uwagę, że usługi księgowe stanowią segment usług profesjonalnych. To znaczy, że ten rodzaj usługi mogą wykonywać tylko osoby posiadające do tego profesjonalne przygotowanie. Nie można tej usługi wykonać używając maszyn, ponieważ wymaga ona podejmowania decyzji i dokonywania analiz, których nie da się znacznym stopniu zautomatyzować.
Usługi księgowe są usługami wiedzy. Tutaj więc pojawia się wyższość dużego biura rachunkowego, nad małym. Ponieważ więcej zatrudnionych osób oznacza większe zasoby wiedzy. Według zasady, że nikt nie wie wszystkiego, ale każdy wie coś.
Dobrze zorganizowane biuro rachunkowe pozwala na czerpanie z wiedzy wszystkich osób, które tę wiedzę posiadają. Ponieważ tego rodzaju segment usług charakteryzuje się tym, że pracuje się w systemie ciągle zmieniających się przepisów, co powoduje, że należy nieustannie swoją wiedzę uzupełniać. W praktyce nie jest możliwe, żeby jedna osoba posiadała wszelką niezbędną wiedzę w zakresie księgowości. Dlatego też biura rachunkowe, które zatrudniają większą ilość osób tworzą systemy, w których klienta obsługuje kilka osób, z których każda zajmuje się innym zagadnieniem.
W małym biurze rachunkowym z powodu niskiego poziomu zatrudnienia jedna osoba zajmuje się księgowością i obsługą kadrową, co wymaga szerokiego zakresu wiedzy. Istnieje więc zagrożenie, że taka osoba będzie posiadała tylko szczątkową wiedzę z danego zagadnienia.
Być może jest to wygodniejsze dla klienta, że obsługuje go jedna osoba, ale za tę wygodę można zapłacić wysoką cenę w przypadku popełnienia błędów przez księgowych.
W profesjonalnym biurze rachunkowym zwykle jedna osoba zajmuje tylko jednym zagadnieniem, czyli inna osoba zajmuje się obsługą księgową, inna obsługą kadrową, a jeszcze inna innymi sprawami związanymi z obsługą klienta, na przykład kwestiami administracyjnymi związanymi z prowadzeniem firmy (zmiany w umowach klienta, zmiany form działalności, obsługa KRS itp.). To gwarantuje, że każdy z tych segmentów jest profesjonalnie obsługiwany.
Należy zwrócić uwagę na to, co możesz otrzymać za oferowaną cenę. To znaczy, czy za tę samą stawkę otrzymasz pełny pakiet usług, czy też każda usługa jest wyceniana odrębnie. Na przykład za złożenie deklaracji trzeba zapłacić odrębnie, za przygotowanie różnych dokumentów np. wniosku kredytowego do banku, wniosku o niezaleganie z podatkami itp.
Ważne jest, czy biuro rachunkowe ma sztywną umowę, czy też podchodzi indywidualnie do klienta i dostosowuje umowę do jego potrzeb, ponieważ każdy przypadek jest indywidualny i każdy klient ma inne potrzeby.
Dzisiejsze biuro rachunkowe to nie jest tylko grupa księgowych, które zajmują się tylko księgowaniem. Dobre biuro wykracza znacznie poza usługi księgowe i oferuje klientowi szereg innych usług związanych z prowadzeniem firmy. Na przykład windykacja należności, rozliczanie należności, doradztwo gospodarcze, usługi wirtualnego biura połączone z odbiorem korespondencji itp.
Bardzo ważnym elementem są godziny otwarcia biura i sposób komunikacji. Niektóre biura rachunkowe wymagają, żeby klient zasięgał informacji o kwotach podatków i innych należnościach. Profesjonalne biuro ustala z klientem sposób przekazywania tego rodzaju informacji i przesyła klientowi informację w sposób z nim ustalony, nie czekając aż klient sam się tym zainteresuje.
Biuro rachunkowe powinno również informować klienta o wszelkiego rodzaju spostrzeżeniach, które mogą mieć istotny wpływ na funkcjonowanie firmy. Na przykład o zbyt duży kosztach ponoszonych w określonych kategoriach, na które należy zwrócić uwagę, o możliwości powstania zatorów płatniczych i innych powstających patologiach, z których klient może sobie nie zdawać sprawy.
Dobre biuro rachunkowe również udziela klientowi porad związanych z optymalizacją podatkową, po to żeby nie płacił zbyt wysokich podatków jeśli jest to możliwe w sposób zgodny z prawem. Ponieważ księgowi mają większą wiedzę na ten temat, niż przedsiębiorca.
Na rynku funkcjonuje wiele biur rachunkowych prowadzonych przez doradców podatkowych.
W rzeczywistości doradca podatkowy jest tylko właścicielem biura, natomiast klientów obsługują księgowi. Prowadzenie biura rachunkowego przez doradcę podatkowego jest często pretekstem do podwyższenia ceny za usługi, które klient akceptuje sądząc, że otrzymuje lepszy poziom usługi.
W rzeczywistości poziom wcale nie musi być wyższy niż w innych biurach, ponieważ księgowi mają wystarczającą wiedzę na temat prawa podatkowego. Z usług doradcy podatkowego można skorzystać w skomplikowanych sytuacjach, głównie wtedy, kiedy przedsiębiorca wchodzi w spór z Urzędem Skarbowym. Dobry księgowy powinien sobie poradzić z bieżącymi problemami.
Należy również sprawdzić, czy biuro rachunkowe obsługuje kontrole skarbowe oraz ZUS i Państwowej Inspekcji Pracy na podstawie udzielonego pełnomocnictwa oraz czy jest to wliczone w cenę usługi, czy też trzeba za to dodatkowo płacić.
Generalnie należy ustalić czego oczekujesz od biura rachunkowego i czego możesz oczekiwać, co jest w zasięgu jego obsługi i zasięgnąć informacji, czy dane biuro jest w stanie spełnić twoje oczekiwania.
Nie należy decydować się na usługi biur rachunkowych, które oferują niską cenę, znacznie odbiegającą od średniej na rynku. Ponieważ jak już wspomniałem są to usługi profesjonalne, które opierają się na wiedzy. Uzupełnianie wiedzy kosztuje, ponieważ szkolenia z zakresu podatków i rachunkowości są dosyć drogie. Niska cena może świadczyć o tym, że biuro oszczędza na szkoleniach pracowników, co może źle się skończyć.
Nie należy też sądzić, że biuro rachunkowe, które oferuje stawkę dwa razy wyższą niż średnia na rynku wykona lepiej usługę. Różnica często polega tylko na różnicy w cenie.
Zanim podejmiesz decyzję o wyborze biura rachunkowego dobrze ją przemyśl i postaraj się zdobyć jak najwięcej informacji o usługobiorcy, ponieważ zmiana biura rachunkowego w ciągu roku nie jest łatwą decyzją i wiąże się z poszukiwaniem kolejnego biura, co zajmuje czas.
Najlepiej poszukać opinii znajomych na temat danego biura. Nie polecam poszukiwania opinii w Internecie, szczególnie anonimowych, ponieważ często wystawiają je klienci, którym biuro wypowiedziało umowy z różnych względów, np. z powodu zalegania z płatnościami. Może się okazać, że będziesz unikać dobrego biura rachunkowego na podstawie opinii nierzetelnego przedsiębiorcy, który dawno już zbankrutował.
Księgowość jest jedną z ważniejszych rzeczy w prowadzeniu firmy, więc należy do tego tematu podejść bardzo poważnie. Ponieważ kiedy zaczną się problemy w firmie, zwykle pierwszej pomocy poszukuje się właśnie u księgowych.