Jak myśli przedsiębiorca…czyli ofiary optymizmu

Zewsząd słyszymy nawoływania do myślenia optymistycznego. Ponieważ optymizm jest czymś pozytywnym. Ludzie myślący optymistycznie są bardziej lubiani przez otoczenie, niż pesymiści i co się z tym wiąże powinni osiągać sukcesy częściej, niż inni.

Jednak tak jak wszystko co jest niewłaściwie użyte, nieuzasadniony optymizm może również stać się niebezpiecznym narzędziem.

Nasz mózg jest tak skonstruowany, że dąży do zapewnienia nam bezpieczeństwa i do zapewnienia poczucia szczęścia. Dlatego najczęściej widzimy to, co chcielibyśmy zobaczyć, zamiast tego co jest rzeczywiste. Przedsiębiorca też jest zwykłym człowiekiem i również ulega tego rodzaju ułomnościom.

Jednak to, co w życiu nie niesie ze sobą istotnych skutków, przy zarządzaniu firmą, może doprowadzić do katastrofy.

Problem w tym, że przedsiębiorca wchodzi w świat biznesu obciążony wszelkimi wadami, które nabył nie będąc jeszcze przedsiębiorcą. Dlatego doświadczeni biznesmeni czasem próbują wyjaśniać młodym adeptom, że kluczem do sukcesu nie jest to co widać na zewnątrz, lecz to co jest niewidzialne.

Niewidzialnym jest sposób myślenia. Ponieważ tylko uważny obserwator potrafi go dostrzec, mając przy tym możliwość długotrwałej obserwacji.

Dzisiaj chciałbym odkryć część niewidzialnego. Przy odrobinie wysiłku odkryjesz pozostałe części.

Większość porażek w biznesie ponosi się przez niewłaściwe decyzje. Do tego wniosku niektórzy czasem dochodzą ale niewielu zdaje sobie sprawę dlaczego one zostały podjęte. Dlatego, że każda patologia, która staje się stałym elementem naszego życia zostaje w nie wkomponowana. Przestajemy ją zauważać jako patologię, przyjmując ją za racjonalne działanie.

Po serii błędnych decyzji większość ogranicza się tylko do stwierdzenia faktu ich zaistnienia, nie próbując dociekać ich przyczyn.

Jednym z podstawowych błędów przy podejmowaniu decyzji biznesowych przez niedoświadczonych przedsiębiorców jest właśnie wrodzony, nieuzasadniony optymizm.

Księgowy, dokonuje księgowania kwot w księgach rachunkowych na podstawie określonych zasad, które zostały opracowane po to, żeby uporządkować system zarządzania finansami. Dlatego żaden księgowy nie ujmie w księgach rachunkowych kwot, jeśli nie otrzyma dokumentu potwierdzającego zaistnienie zdarzenia gospodarczego. Nie ujmie w księgach wpływu na rachunek bankowy, jeśli nie jest to potwierdzone wyciągiem bankowym.

Problem polega na tym, że umysł człowieka nie jest księgą rachunkową i jego działanie nie określają żadne wiążące zasady. Każdy myśli tak jak chce.

Niedoświadczony przedsiębiorca dokonuje więc „księgowania” w swoim umyśle określonych kwot i rejestruje określone zdarzenia gospodarcze według własnych zasad.

Na przykład jeśli zjawia się potencjalny klient, który oświadcza, że jest zainteresowany zawarciem kontraktu za 200 tys. złotych, to w umyśle tego przedsiębiorcy zostaje zaksięgowana kwota 200 tys. złotych. Natychmiast również ta kwota zostaje wydatkowana. Oczywiście wirtualnie.

Umysł takiego przedsiębiorcy rejestruje przyszłe, prawdopodobne zdarzenie jako zaistniałe. Czyli uznaje, że kontrakt został podpisany, zrealizowany i na rachunku bankowym znajduje się 200 tys. złotych.

Każdy człowiek snuje marzenia i nie jest to nic złego. Zwykle nie wynikają z tego żadne ujemne skutki. Inaczej jest jednak w przypadku zarządzania firmą, przez niedoświadczonego przedsiębiorcę. Nieuzasadniony optymizm zaczyna w tym momencie siać spustoszenie w takiej firmie. Bowiem kolejne decyzje, już w świecie rzeczywistym, a nie wirtualnym podejmowane są na podstawie danych przesyłanych przez umysł.

W tym momencie taki przedsiębiorca uznając, że zostanie podpisany kontrakt, który pozwoli mu zarobić 200 tys złotych, zaczyna podejmować decyzje, które skutkują zaciąganiem kolejnych zobowiązań, lecz już w realu.

Dlaczego jest to zachowanie patologiczne, skoro w przyszłości te zobowiązania znajdą pokrycie w przychodach z tytułu zrealizowanego kontraktu?

Dlatego, że coś czego jeszcze nie ma, dzisiaj nie istnieje.

Co się może bowiem wydarzyć w rzeczywistości?

– potencjalny klient wcale nie musi podpisać kontraktu,
– jeśli podpisze, to może wynegocjować niższą stawkę, na przykład 150 tys. a nie 200 tys.,
– kontrakt może nie zostać zrealizowany w całości i wtedy kontrahent naliczy kary umowne. Może
więc zapłacić tylko 100 tys. a nie 150.,
– jeśli kontrakt zostanie zrealizowany, to kontrahent może spóźnić się kilka miesięcy z płatnością z
powodu problemów finansowych,
– może też złożyć do sądu wniosek o upadłość i w ogóle nie zapłacić.

Przy zrealizowaniu ostatniej opcji, nie tylko nie ma pieniędzy z kontraktu, ale przedsiębiorca pozostaje z wydatkami, które musiał ponieść na realizację kontraktu.

Jednak ten scenariusz wcale nie musi się zrealizować.

Każdy doświadczony przedsiębiorca jednak wie o tym, że żaden scenariusz nie musi się zrealizować. Ten pozytywny również.

Co jest w tym niewidzialnego?

Niewidzialna jest wiedza o tym jakie jest prawdopodobieństwo wystąpienia takich scenariuszy.

Problem w tym, że nikt nie prowadzi żadnych statystyk i właśnie na tym polega doświadczenie.
Na wiedzy o tym jakie symptomy wskazują na możliwość zaistnienia określonych sytuacji.

Doświadczony przedsiębiorca wie o tym kiedy z podejmowaniem decyzji powinien poczekać na moment kiedy pieniądze znajdą się na rachunku bankowym i dopiero na podstawie tego jaka to będzie kwota będzie podejmował określone decyzje.

W innej sytuacji będzie wiedział o tym, jakie jest ryzyko zaistnienia niekorzystnych scenariuszy i na jakim poziomie ryzyka powinien podejmować kolejne decyzje.

W praktyce tego rodzaju scenariusze występują bardzo często i z wymienionych wyżej opcji co najmniej jedna się realizuje.

W niektórych sytuacjach realizują się wszystkie.

Tego może nie wiedzieć niedoświadczony przedsiębiorca, ale jeśli pięciu potencjalnych klientów zgłasza chęć skorzystania z twoich usług, to istnieje duże prawdopodobieństwo, że co najmniej jeden z tego zrezygnuje, albo też tylko jeden się zdecyduje.

Bywa tak, że  w niektórych branżach statystycznie trzeba dotrzeć do 10 potencjalnych klientów, żeby jednego z nich pozyskać.

Nie można więc z góry zakładać osiągania określonych zysków na zbyt wczesnym etapie.

Przełomowym etapem jest zawarcie umowy, co tylko zmniejsza ryzyko, ale go nie eliminuje.

Dlatego też zanim nabierzesz doświadczenia biznesowego planuj wydawanie tylko tych pieniędzy, które znalazły się na twoim rachunku bankowym.

Pierwsze co osiągniesz to to, że twoja firma będzie nadal istnieć, co jest dobrą podstawą do rozwoju.

Wielu, którzy zaczynali razem z tobą, szybko zejdzie z rynku ze względu na to, że chcieli zbyt szybko pójść do przodu, co w najlepszym wypadku powoduje powrót na początek drogi.

Na początkowym etapie każdy młody przedsiębiorca powinien mieć przy sobie kalkulator.

Jeśli kalkulator wykazuje że na rachunku bankowym jest 5 000 zł, natomiast planowany wydatek wynosi 10 000 zł, to znaczy, że po jego dokonaniu twój majątek firmy będzie wynosił – 5 000 zł.

Czyli na tym etapie posiadasz 5 000 długu. To nie jest dobra wskazówka dla rozwoju.

To jest jednak tylko teoria. W rzeczywistości może się okazać, że twój dług jest znacznie większy, ale o tym w jaki sposób wpada się w spiralę długów biznesowych będzie w innym odcinku.

Upadek zaczyna się od jednej niewłaściwej decyzji. Czasem warto zaczekać na realizację rzeczywistości i dopiero wtedy podejmować decyzje.

Musisz być świadomym tego, że to co widzisz może nie być realne, lecz urojone. To umysł płata nam takie figle. Na tym etapie powinieneś się bardzo kontrolować przed podejmowaniem decyzji. Z czasem wejdzie ci to w nawyk.

Spokój i cierpliwość są podstawowymi cechami człowieka sukcesu.

Jeśli chcesz być przedsiębiorcą zacznij pracować nad własnymi cechami osobowości. Ukończenie kolejnego MBA niczego nie zmieni. Szkoła może dostarczyć tylko wiedzy, ale pływania nie można nauczyć się czytając tylko książki.

Tak jak nie można nauczyć się biznesu nie stosując w praktyce dobrych porad.


Umowa gospodarcza

Większość nie tylko przedsiębiorców, ale większość ludzi nie zdaje sobie sprawy, że codziennie zawierają umowy.

Nawet kupując towar w sklepie spożywczym, zawierasz umowę cywilno-prawną ze sprzedawcą.
Dlatego, że sprzedaż reguluje jakieś prawo. To prawo daje jednaj i drugiej stronie jakieś prawa, oraz nakłada na obie strony pewne obowiązki.

Ktoś może się zdziwić, ponieważ dokonując zakupów w sklepie nie spisujemy z nikim żadnej umowy. Oczywiście że nie, ponieważ tego rodzaju umowa nie wymaga formy pisemnej. Wynika z określonych przepisów. Dokonując zakupu w sklepie, zobowiązujesz się za niego zapłacić, natomiast sprzedawca zobowiązuje się ten towar ci sprzedać, czyli przenieść na ciebie prawo własności. Nie wymaga to formy pisemnej ponieważ gdybyśmy mieli pospisywać umowę na przykład o zakup gumy do żucia, to sparaliżowałoby nam to życie.

Zamiast każdorazowo podpisywanych umów, zasady kupna i sprzedaży zostały uregulowane w określonych przepisach prawa, które zarówno sprzedawca jak też kupujący zobowiązują się przestrzegać. Przepisy określają w jaki sposób towar powinien być oznaczony, w jaki sposób powinna być wyeksponowana cena, które towary są dopuszczone do sprzedaży itp.

Prosząc sprzedawcę o podanie towaru sygnalizujesz sprzedawcy chęć jego zakupu i tym samym zobowiązujesz się do zapłaty za zakupiony towar, mimo że za każdym razem nie ustalasz tego ze sprzedawcą. Jednak musisz być świadomy, że właśnie zawarłeś umowę i tym samym przyjąłeś na siebie określone obowiązki, jak też uzyskałeś określone prawa.

Obowiązkiem jest zapłata, natomiast prawem jest możliwość reklamacji towaru jeśli stwierdzisz, że jest wadliwy. Gdyby tego nie regulowałyby żadne przepisy, to mógłbyś uznać, że skoro towar jest wystawiony na półkach i każdy może go wziąć, to nie musisz za niego płacić. Natomiast jeśli byś za niego zapłacił o okazałby się wadliwy, to nie mógłbyś żądać zamiany, ani zwrotu towaru.

Zawarcie umowy nie musi oznaczać jej podpisania. Ponieważ umowę można zawrzeć ustnie, lub w inny sposób zwyczajowy. Natomiast podpisanie umowy wcale też nie musi oznacza oznaczać jej zawarcia. Dlatego, że zawarcie umowy poza złożeniem podpisu można uzależnić od wykonania jeszcze innych czynności. Jest to istotne, dlatego żeby zrozumieć określone pojęcia, które będą się pojawiać w tym, lub kolejnych wpisach.

Trzeba więc pamiętać, że podpisanie i zawarcie umowy nie muszą być pojęciami tożsamymi.

Wyżej przytoczyłem prosty przykład zawarcia umowy, która nie wymaga formy pisemnej. Jednak pewnie każdy się spotkał z sytuacją, kiedy właśnie dokonanie zakupu powodowało różnego rodzaju komplikacje związane bądź to z reklamacją, bądź z ceną towaru.

Wtedy dopiero uświadamiamy sobie jak to jest dobrze, że ktoś pewne kwestie uregulował w przepisach, na które możemy się powoływać dochodząc swoich praw konsumenckich.

W przeciwnym wypadku musielibyśmy za każdym razem zawierać ze sprzedawcą umowę pisemną, lub dokonywać transakcji przy udziale świadków, po to, żeby w razie potrzeby móc udowodnić, że umawialiśmy się ze sprzedawcą na określone warunki.

Prawa chroniące konsumentów są bardzo rozbudowane, dlatego że chociażby transakcje kupna sprzedaży, czy też świadczenia różnego rodzaju są dokonywane bardzo często i gdyby nie zostałyby one uregulowane, to mogłoby to wywołać wielki chaos spowodowany tym, że nieuczciwi sprzedawcy chcieliby oszukiwać konsumentów, a nieuczciwi konsumenci próbowaliby oszukiwać sprzedawców.

Dlatego na przykład ustala się określony termin prawa zwrotu towaru przy sprzedaży internetowej, czy też termin złożenia reklamacji, lub termin gwarancji, żeby nie powstawały spory na tym tle. Ponieważ gdyby nie zostało to uregulowane prawnie, lub umownie, to konsument w każdym czasie mógłby uznać, że zakupiony towar nadal jest objęty gwarancją, twierdząc na przykład, że tak mu obiecał sprzedawca. Można sobie wyobrazić ile pracy miałyby sądy, które w pewnym momencie przestałyby praktycznie funkcjonować.

Tyle o konsumentach.

Natomiast jako przedsiębiorca powinieneś wiedzieć, że prawo traktuje cię zupełnie inaczej, niż konsumenta. Ponieważ nasze prawo uznaje, że przedsiębiorca, który zdecydował się prowadzić działalność gospodarczą posiada znacznie większe doświadczenie i jest bardziej świadomy w kwestii znajomości prawa, niż zwykły konsument.

Jak z tego wynika, przedsiębiorca nie jest już chroniony przez prawo w takim stopniu jak konsument. To oznacza, że przedsiębiorca musi samodzielnie zadbać o swój interes prawny.

W działalności gospodarczej występuje tak duża ilość zdarzeń gospodarczych o bardzo dużej różnorodności, że trudno byłoby opracować przepisy prawa, które by regulowały odgórnie wszystkie kwestie, które mogą wystąpić w danej sytuacji. Dlatego też to, co nie jest uregulowane prawnie przedsiębiorcy muszą regulować na zasadzie wspólnego porozumienia w postaci zawarcia umowy.

Umowa nie jest niczym innym jak tylko ustaleniem wszelkich kwestii, które mogą wystąpić w związku z realizacją zadań w ramach współpracy. O ile przedsiębiorca sprzedaje towary, lub świadczy usługi dla konsumentów to ma znacznie ułatwione zadanie, ponieważ w dużej części te relacje są uregulowane przez przepisy, o czym wspominałem wcześniej.

Natomiast większość relacji pomiędzy przedsiębiorcami, ale też w wielu przypadkach pomiędzy przedsiębiorcą a konsumentem przedsiębiorcą musi uregulować samodzielnie zawierając określoną umowę.

Umowa może być zawarta ustnie, lub na piśmie. W niektórych przypadkach przepisy prawa nakazują zawarcie umowy w formie pisemnej. Tak jest na przykład w przypadku umowy o roboty budowlane.

Jednak większość przedsiębiorców ma problem z zawieraniem pisemnych umów z kontrahentem.

Głównym powodem jest powszechna niechęć do wszelkiego rodzaju biurokracji. Większość ludzi nie lubi pracy papierkowej. Poza tym wynika to również z braku doświadczenia i zbyt dużego zaufania, żeby nie powiedzieć naiwności.

Umowa gospodarcza zawierana z kontrahentem pozwala na zapisanie ustaleń, których dokonujemy przed wykonaniem zlecenia, jak również zachowania obu stron w przypadku wystąpienia różnego rodzaju sytuacji, które mogą nastąpić w trakcie realizacji, lub po zakończeniu zlecenia.

W umowie na przykład możemy zapisać to co jest przedmiotem realizacji wraz ze szczegółami. Zapisujemy informację jaką cenę zapłaci zleceniodawca za wykonanie zlecenia.

Możemy zapisać również wiele innych, istotnych ustaleń, na przykład to w jakim terminie zostanie zrealizowane zlecenie, jakie konsekwencje poniesie zleceniobiorca jeśli przekroczy termin. W jaki sposób zostanie zrealizowane zlecenie, jakie materiały powinny zostać do niego użyte.

Umowa powinna również zawierać ustalenia dotyczące gwarancji i serwisu pogwarancyjnego.

Niektóre, profesjonalne umowy swoją objętością przypominają książki. Ktoś mógłby powiedzieć, że jest to zbędna biurokracja. Że pewne kwestie są oczywiste, natomiast inne można ustalić ustnie.

Otóż w biznesie nie ma kwestii oczywistych. Są tylko kwestie umowne. Wszystko powinno być dokładnie ustalone.

Ustalając z kontrahentem warunki i zasady realizacji zlecenia lub sprzedaży dotykamy zwykle bardzo wielu zagadnień, które mogą umknąć uwadze, lub zostać po prostu zapomniane, jeśli nie zostaną zapisane. Pamięć ludzka jest ulotna. Ponadto kontrahent może okazać się zwykłym oszustem i może chcieć wykorzystać fakt, że warunki nie zostały nigdzie zapisane do tego, żeby uzyskać określone korzyści.

Dlatego nawet proste zlecenie powinno być zawierane w formie pisemnej.

Jeśli są to zlecenia cykliczne, powtarzalne, można wtedy stworzyć gotowy szablon umowy, którą przedstawia się klientowi, lub dokonuje niewielkich zmian na życzenie klienta.

Jeśli jest to jednorazowa umowa, którą opiewa na ważny kontrakt na dużą kwotę, to najlepiej wtedy skonsultować się z prawnikiem. Bowiem w każdej umowie, szczególnie przygotowanej przed drugą stronę, która posiada większe doświadczenie, mogą wystąpić kruczki prawne, których możesz nie zauważyć, lub nie zrozumieć treści zapisów umowy.

Podejmując rozmowy z kontrahentem nawet w sprawie niewielkiego zlecenia, lub sprzedaży należy zawsze brać pod uwagę, że kiedyś sprawa może trafić do sądu. Należy się więc odpowiednio do tego przygotować.

Zwykle mało kto bierze pod uwagę wystąpienie takiej sytuacji. Omawiając z kontrahentem kwestie związane ze zleceniem najczęściej nie rozważa się tego rodzaju kwestii, uznając że to zdarza się tylko innym.

Jednak sądy są zasypane sporami w sprawach gospodarczych, w których kontrahenci udowadniają sobie swoje racje, głównie dlatego, że niezbyt precyzyjnie skonstruowali umowy, albo wręcz nie zawarli ich na piśmie.

Sporządzenie umowy nie jest wielkim wysiłkiem w porównaniu do konsekwencji, które mogą nastąpić w przypadku wystąpienia sporu.

Jest to jeden z największych grzechów młodych przedsiębiorców.

O tym co powinna zawierać umowa gospodarcza będzie jednym z kolejnych wpisów. Dzisiaj chciałbym tylko zwrócić uwagę na ten ważny element w działalności gospodarczej.

Jak wybrać dobre biuro rachunkowe?

Jeśli już zdecydowałeś się powierzyć prowadzenie księgowości dla biura rachunkowego, to powinieneś poznać cechy, które powinno posiadać dobre biuro rachunkowe.

Na ten temat krążą różne opinie, głównie wśród ludzi kierujących się wyobrażeniami, a nie znajomością tematu. Funkcjonują poglądy, że najlepsze są małe biura, które obsługują mało klientów, ponieważ wtedy są w stanie poświęcić więcej uwagi każdemu klientowi.

Pogląd z zasady błędny, ponieważ wszystko zależy od tego jak są obciążone osoby, które obsługują klientów. To, że biuro rachunkowe obsługuje mało klientów nic nie znaczy, ponieważ zwykle zatrudnia również mało pracowników i nie ma żadnej gwarancji, że poświęcają oni więcej czasu na obsługę jednego klienta niż biuro, które obsługuje więcej klientów.

Generalnie biura rachunkowe nie należy dzielić pod względem jakości obsługi na małe i duże, lecz na dobre i złe. Z tym, że większe biura mają większe możliwości, wbrew niektórym twierdzeniom.

Trzeba bowiem wziąć od uwagę, że usługi księgowe stanowią segment usług profesjonalnych. To znaczy, że ten rodzaj usługi mogą wykonywać tylko osoby posiadające do tego profesjonalne przygotowanie. Nie można tej usługi wykonać używając maszyn, ponieważ wymaga ona podejmowania decyzji i dokonywania analiz, których nie da się znacznym stopniu zautomatyzować.

Usługi księgowe są usługami wiedzy. Tutaj więc pojawia się wyższość dużego biura rachunkowego, nad małym. Ponieważ więcej zatrudnionych osób oznacza większe zasoby wiedzy. Według zasady, że nikt nie wie wszystkiego, ale każdy wie coś.

Dobrze zorganizowane biuro rachunkowe pozwala na czerpanie z wiedzy wszystkich osób, które tę wiedzę posiadają. Ponieważ tego rodzaju segment usług charakteryzuje się tym, że pracuje się w systemie ciągle zmieniających się przepisów, co powoduje, że należy nieustannie swoją wiedzę uzupełniać. W praktyce nie jest możliwe, żeby jedna osoba posiadała wszelką niezbędną wiedzę w zakresie księgowości. Dlatego też biura rachunkowe, które zatrudniają większą ilość osób tworzą systemy, w których klienta obsługuje kilka osób, z których każda zajmuje się innym zagadnieniem.

W małym biurze rachunkowym z powodu niskiego poziomu zatrudnienia jedna osoba zajmuje się księgowością i obsługą kadrową, co wymaga szerokiego zakresu wiedzy. Istnieje więc zagrożenie, że taka osoba będzie posiadała tylko szczątkową wiedzę z danego zagadnienia.

Być może jest to wygodniejsze dla klienta, że obsługuje go jedna osoba, ale za tę wygodę można zapłacić wysoką cenę w przypadku popełnienia błędów przez księgowych.

W profesjonalnym biurze rachunkowym zwykle jedna osoba zajmuje tylko jednym zagadnieniem, czyli inna osoba zajmuje się obsługą księgową, inna obsługą kadrową, a jeszcze inna innymi sprawami związanymi z obsługą klienta, na przykład kwestiami administracyjnymi związanymi z prowadzeniem firmy (zmiany w umowach klienta, zmiany form działalności, obsługa KRS itp.). To gwarantuje, że każdy z tych segmentów jest profesjonalnie obsługiwany.

Należy zwrócić uwagę na to, co możesz otrzymać za oferowaną cenę. To znaczy, czy za tę samą stawkę otrzymasz pełny pakiet usług, czy też każda usługa jest wyceniana odrębnie. Na przykład za złożenie deklaracji trzeba zapłacić odrębnie, za przygotowanie różnych dokumentów np. wniosku kredytowego do banku, wniosku o niezaleganie z podatkami itp.

Ważne jest, czy biuro rachunkowe ma sztywną umowę, czy też podchodzi indywidualnie do klienta i dostosowuje umowę do jego potrzeb, ponieważ każdy przypadek jest indywidualny i każdy klient ma inne potrzeby.

Dzisiejsze biuro rachunkowe to nie jest tylko grupa księgowych, które zajmują się tylko księgowaniem. Dobre biuro wykracza znacznie poza usługi księgowe i oferuje klientowi szereg innych usług związanych z prowadzeniem firmy. Na przykład windykacja należności, rozliczanie należności, doradztwo gospodarcze, usługi wirtualnego biura połączone z odbiorem korespondencji itp.

Bardzo ważnym elementem są godziny otwarcia biura i sposób komunikacji. Niektóre biura rachunkowe wymagają, żeby klient zasięgał informacji o kwotach podatków i innych należnościach. Profesjonalne biuro ustala z klientem sposób przekazywania tego rodzaju informacji i przesyła klientowi informację w sposób z nim ustalony, nie czekając aż klient sam się tym zainteresuje.

Biuro rachunkowe powinno również informować klienta o wszelkiego rodzaju spostrzeżeniach, które mogą mieć istotny wpływ na funkcjonowanie firmy. Na przykład o zbyt duży kosztach ponoszonych w określonych kategoriach, na które należy zwrócić uwagę, o możliwości powstania zatorów płatniczych i innych powstających patologiach, z których klient może sobie nie zdawać sprawy.

Dobre biuro rachunkowe również udziela klientowi porad związanych z optymalizacją podatkową, po to żeby nie płacił zbyt wysokich podatków jeśli jest to możliwe w sposób zgodny z prawem. Ponieważ księgowi mają większą wiedzę na ten temat, niż przedsiębiorca.

Na rynku funkcjonuje wiele biur rachunkowych prowadzonych przez doradców podatkowych.
W rzeczywistości doradca podatkowy jest tylko właścicielem biura, natomiast klientów obsługują księgowi. Prowadzenie biura rachunkowego przez doradcę podatkowego jest często pretekstem do podwyższenia ceny za usługi, które klient akceptuje sądząc, że otrzymuje lepszy poziom usługi.

W rzeczywistości poziom wcale nie musi być wyższy niż w innych biurach, ponieważ księgowi mają wystarczającą wiedzę na temat prawa podatkowego. Z usług doradcy podatkowego można skorzystać w skomplikowanych sytuacjach, głównie wtedy, kiedy przedsiębiorca wchodzi w spór z Urzędem Skarbowym. Dobry księgowy powinien sobie poradzić z bieżącymi problemami.

Należy również sprawdzić, czy biuro rachunkowe obsługuje kontrole skarbowe oraz ZUS i Państwowej Inspekcji Pracy na podstawie udzielonego pełnomocnictwa oraz czy jest to wliczone w cenę usługi, czy też trzeba za to dodatkowo płacić.

Generalnie należy ustalić czego oczekujesz od biura rachunkowego i czego możesz oczekiwać, co jest w zasięgu jego obsługi i zasięgnąć informacji, czy dane biuro jest w stanie spełnić twoje oczekiwania.

Nie należy decydować się na usługi biur rachunkowych, które oferują niską cenę, znacznie odbiegającą od średniej na rynku. Ponieważ jak już wspomniałem są to usługi profesjonalne, które opierają się na wiedzy. Uzupełnianie wiedzy kosztuje, ponieważ szkolenia z zakresu podatków i rachunkowości są dosyć drogie. Niska cena może świadczyć o tym, że biuro oszczędza na szkoleniach pracowników, co może źle się skończyć.

Nie należy też sądzić, że biuro rachunkowe, które oferuje stawkę dwa razy wyższą niż średnia na rynku wykona lepiej usługę. Różnica często polega tylko na różnicy w cenie.

Zanim podejmiesz decyzję o wyborze biura rachunkowego dobrze ją przemyśl i postaraj się zdobyć jak najwięcej informacji o usługobiorcy, ponieważ zmiana biura rachunkowego w ciągu roku nie jest łatwą decyzją i wiąże się z poszukiwaniem kolejnego biura, co zajmuje czas.

Najlepiej poszukać opinii znajomych na temat danego biura. Nie polecam poszukiwania opinii w Internecie, szczególnie anonimowych, ponieważ często wystawiają je klienci, którym biuro wypowiedziało umowy z różnych względów, np. z powodu zalegania z płatnościami. Może się okazać, że będziesz unikać dobrego biura rachunkowego na podstawie opinii nierzetelnego przedsiębiorcy, który dawno już zbankrutował.

Księgowość jest jedną z ważniejszych rzeczy w prowadzeniu firmy, więc należy do tego tematu podejść bardzo poważnie. Ponieważ kiedy zaczną się problemy w firmie, zwykle pierwszej pomocy poszukuje się właśnie u księgowych.


Skąd wziąć klientów?

Już w pierwszych dniach rozpoczęcia działalności większość nowych przedsiębiorców zadaje sobie to pytanie.

Nie spodziewaj się, że w tym jednym wpisie otrzymasz odpowiedź na to pytanie, ponieważ praktycznie cały proces rozwoju firmy, czyli wszelkie działania, które się podejmuje żeby firma się rozwijała, zmierzają ku temu, żeby właśnie mieć więcej klientów. Jest to cały szereg złożonych działań, gdzie nie wystarczy sporządzić ich listy i po prostu wykonać.

W pierwszej kolejności trzeba zrozumieć wiele różnych rzeczy. Od psychiki klienta po ekonomię.
Przede wszystkim jednak trzeba zrozumieć, że trzeba zrozumieć. Być może jest to trochę pokrętne, ale tłumacząc na prosty język musisz zrozumieć, że zanim podejmiesz jakiekolwiek działania, musisz najpierw zdobyć wiedzę o tym dlaczego coś działa tak a nie inaczej. Dlaczego klient reaguje w ten a nie inny sposób. Dlaczego konkurencja ma klientów, a ty nie, chociaż oferujesz ten sam towar, lub tę samą usługę.

Moim pierwszym biznesem był mały sklepik spożywczy. Kiedy przygotowywałem się do jego uruchomienia znajomi przedsiębiorcy mówili mi, że na handlu trzeba się znać. Trochę mnie to wtedy śmieszyło. Handel przecież polega na tym, że kupuje się towar taniej i sprzedaje drożej. To jest takie proste, że nie ma na czym się znać. Przecież wszyscy o tym wiedzą.
Standardowo więc wystawiliśmy w sklepie towar po cenach znacznie niższych niż u konkurencji. Był to mały market, w którym klient mógł przebierać w towarze, co na tamte czasy było luksusem.

Klient więc otrzymywał dobry towar, za najniższą cenę i wszystko co było mu potrzebne. Na tej samej ulicy znajdował się cały ciąg sklepów w tym kilka spożywczych, tak jak nasz. Jednak klienci idąc ulicą omijali nasz sklep i zakupy robili u konkurencji, nawet na sąsiedniej ulicy. Nie mogliśmy tego zrozumieć, bo przecież mieliśmy najniższe ceny.

Pół roku później sklep musieliśmy zamknąć. To była pierwsza porażka biznesowa. Dopiero po kilku latach zrozumiałem gdzie popełniliśmy błędy. Jak widać musiało to trochę potrwać. Ponieważ pewnych rzeczy trudno nauczyć się z książek, pomijając fakt, że takowych wtedy nie było.

Moje pokolenie jest pierwszym pokoleniem biznesowym po zmianie systemu w Polsce. Musieliśmy się więc uczyć sami na własnych błędach i wymianie doświadczeń.

Żeby więc uzyskać odpowiedź na pytanie zawarte w temacie musisz spełnić podstawowe warunki:
– nastawić się na cierpliwość, ponieważ wiedzę, którą otrzymasz, twój umysł musi jeszcze przetworzyć i sobie ją odpowiednio poukładać,
– konsekwentnie czerpać wiedzę, którą tutaj będziesz otrzymywać, nawet jeśli będzie wydawała ci się zbędna,
– zdobytą wiedzę teoretyczną musisz realizować w praktyce, ponieważ teoria nie zastosowana w praktyce pozostaje tylko teorią,
– nastawić się od pierwszego dnia na ciągłe poszukiwanie, bo nawet jeśli osiągniesz poziom, gdzie klienci będą sami do ciebie przychodzić, to i tak trzeba poszukiwać kolejnych, gdyż jest to proces ciągły, ponieważ kiedyś może przyjść kryzys i część klientów możesz stracić,
– nastawić się na ciągły rozwój osobisty, gdyż bez własnego rozwoju nie będzie się rozwijać twoja firma, bo firma to są ludzie. To ludzie w firmie przyciągają klientów, nie wierz że robią to reklamy, ponieważ za reklamą też stoją ludzie,

Można tych punktów wymienić jeszcze wiele, ale tym będziemy jeszcze rozmawiać.

Jeśli jesteś rozczarowany tym, że po przeczytaniu nagłówka nie znalazłeś tutaj recepty na szybkie pozyskanie klientów, to możesz przestać dalej czytać, ponieważ nie spełniasz już pierwszego warunku.

Odpowiedz sobie na pytanie: dlaczego klienci korzystają z oferty konkurencji? Co się składa na ich decyzje? Czy jest to jeden czynnik, jeden element, czy raczej wiele złożonych elementów?

Nie ma tutaj jednoznacznych odpowiedzi. Dlatego należy podejmować wiele działań jednocześnie.
Część klientów zjawi się na podstawie reklamy, którą gdzieś zobaczyli, część na podstawie rekomendacji znajomych, inni znajdą ofertę w Internecie i wybiorą spośród tych, którzy wydają im się najlepsi. Nie istnieje klient wzorcowy, który zawsze reaguje tak samo. Każdy klient indywidualny posiada jakąś osobowość, natomiast klient instytucjonalny również jest zarządzany przez ludzi, którzy też kierują się określonymi zasadami, lub emocjami.

Jednak można wyprowadzić pewne algorytmy, według których możemy ustalić w jaki sposób zachowa się duży odsetek potencjalnych klientów. Nigdy nie będzie to jednak 100%.

Nie jest więc żadną regułą, że wszyscy klienci kupią towar, który będzie tańszy od innego, takiego samego. Czasem zadziałają mechanizmy w umyśle klienta, które nakażą zachować się dokładnie odwrotnie – kupić towar najdroższy, ponieważ wielu ludzi ma tę zasadę zakodowaną, że drogi = lepszy. Nie zdziw się więc, że oferując najtańszy towar wcale nie musi się na niego rzucić tłum klientów.

Kiedyś prowadziłem małą firmę informatyczną, która oferowała usługi hostingowe. Moi współpracownicy próbowali mnie przekonywać, że należy zmniejszyć ceny usług żeby pozyskać więcej klientów. Potentatem wtedy na rynku usług hostingowych była firma Home. Kiedy zacząłem dokonywać analizy rynku doszedłem do szokujących wniosków.

Zadałem wtedy moim współpracownikom dwa pytania:
– pierwsze – która firma oferująca hosting w Polsce ma najwięcej klientów? Odpowiedź była oczywista – Home.
– drugie pytanie – która firma hostingowa w Polsce ma najdroższe ceny usług? Odpowiedź padła następująca – Home.

Jak widać w biznesie nic nie jest oczywiste. To, że widzimy w sklepach tłumy ludzi rzucających się na wyprzedaże, koduje w twoim umyśle informację, że to niska cena przysparza klientów. Z takim przekonaniem stawiasz pierwsze kroki w biznesie i zachowujesz się automatycznie.

Jednak ekonomia rządzi się innymi prawami, niż ci się wydaje. Ty, jako konsument widzisz tylko fragment całości. Jako przedsiębiorca musisz widzieć całość. Powinieneś nauczyć się oceniać kiedy to niska cena jest warunkiem pozyskania klienta, a kiedy nie ma to większego znaczenia lub kiedy oferowanie niskiej ceny nie jest wręcz wskazane.

Jeśli rozejrzysz się wokół siebie i dokonasz ogólnej analizy rynku, to zauważysz że na wiele produktów, które są drogie jest znacznie większy popyt, niż na te które są tanie. Z tego wynika, że problem jest w zupełnie innym miejscu i nie zawsze to cena decyduje o popycie. Na to, czy klient zdecyduje się się na twój produkt składa się bardzo wiele elementów i są one zróżnicowane w zależności od tego co oferujesz i w jaki sposób jesteś postrzegany na rynku. To tylko pokazuje jak wiele wiedzy powinieneś zdobyć, żeby sprawnie poruszać się w biznesie.

Żeby skutecznie zdobywać klientów musi zadziałać jednocześnie kilka czynników:

– jakość produktu lub usługi,
– marketing,
– cena,
– relacje,
– organizacja wewnętrzna,
– ludzie,
– odpowiedzialność społeczna,

Można zainwestować duże pieniądze w reklamę, która nie przyniesie spodziewanych rezultatów, jeśli nie zaoferujesz produktu dobrej jakości. Można stworzyć dobry produkt, ale bez reklamy i relacji nikt się o nim nie dowie, albo dowie się zbyt późno.

Z kolei między tymi elementami również zachodzą zależności. Jeśli nie stworzysz skutecznej reklamy, stracisz tylko pieniądze. W branży marketingowej funkcjonuje słynne powiedzenie że „Połowa pieniędzy wydanych na marketing to pieniądze wyrzucone w błoto. Nie wiadomo jednak która to jest połowa.”

Skuteczną reklamę tworzą ludzie kreatywni i inteligentni. Jeśli zabraknie takich ludzi, to w twoim przypadku te pieniądze wyrzucone w błoto mogą stanowić nie połowę, ale 90%.

Istnieje powszechne przekonanie, że dobry produkt musi być drogi, ponieważ jakość kosztuje. Jeśli zatem poniesiesz duże koszty stworzenia produktu, będziesz miał ograniczone możliwości operowania ceną. Bo operowanie ceną jest specyficzną grą. Ponieważ ceną w biznesie się gra.

Z kolei zmniejszenie kosztów produktu osiąga się poprzez dobrą organizację pracy, co również przekłada się na jakość produktu. Dobra organizacja wewnętrzna również we współczesnym świecie przekłada się pośrednio na pozyskiwanie klientów, ponieważ w dobie Internetu następuje bardzo szybki przepływ informacji. Obecnie wielu klientów zwraca również uwagę na to, w jaki sposób firma funkcjonuje, jak traktuje swoich pracowników i na ile jest nowoczesna. W ostatnim czasie tego rodzaju informacje również przekładają się decyzję klienta o zakupie.

Klient podejmuje decyzję na podstawie zbioru różnego rodzaju informacji, które do niego docierają. Sztuka polega na tym, żeby dotarło do niego jak najwięcej pozytywnych informacji i żeby w ogóle te informacje do niego dotarły.

Świat się zmienia i zmienia się klient. Dzisiaj inaczej pozyskuje się klienta niż jeszcze nawet kilkanaście lat temu.

W psychologii biznesu istnieje takie pojęcie jak „ekonomia zaufania”. Polega na tym, że większość ludzi ma większe zaufanie do osób, które znają, niż do innych. Dlatego też potencjalny klient chętniej podejmie decyzję o zakupie towaru, czy usługi jeśli otrzyma rekomendację od swojego znajomego, do którego ma zaufanie.

Oczywiście od czegoś trzeba zacząć. Na początek trzeba pozyskać jakichś klientów, żeby w ogóle wystartować. Trudno od początku opanować te wszystkie wyżej wymienione czynniki. Problem w tym, że wielu zaczyna od zwykłego, standardowego pozyskiwania nowych klientów, czyli osobistego nakłaniania do zakupu i tak funkcjonuje już do końca. Czyli nigdy nie osiąga wyższego poziomu, gdzie firma się kręci siłą rozpędu. Dlatego, że koncentrują wzrok na dniu dzisiejszym.

Natomiast jeśli chcesz osiągnąć sukces, musisz zacząć z wizją końca. To znaczy zaczynając musisz widzieć cel, który chcesz osiągnąć. Jeśli więc droga do skutecznego pozyskiwania klientów prowadzi poprzez realizację określonych zadań, które wyżej ogólnie nakreśliłem, to musisz widzieć ją przed sobą. To znaczy musisz mieć świadomość, że wszystkie powyższe elementy muszą zaistnieć. Nigdy nie jest tak, że zbudujesz wszystkie od razu, ale nie można poprzestać na jednym z nich i dziwić się, że coś jest nie tak.

Żeby z kolei wszystkie te czynniki zastosować, trzeba się każdego z nich nauczyć, poprzez wiedzę teoretyczną, wdrożenie w praktyce i ciągłe eksperymenty. Bowiem nigdy nie jest tak, że można coś zaimplementować w stanie niezmienionym.

Tutaj będę przedstawiał ogólną wiedzę na dany temat, natomiast ty będziesz musiał ją na tyle zmodyfikować, żeby pasowała do twojej rzeczywistości.

Wszelkiego rodzaju poradniki, w których ktoś twierdzi, że przedstawi sposób jak zdobyć wielu klientów można włożyć między bajki. Gdyby to było takie proste, to wystarczyłoby przeczytać jedną książkę i następnego dnia rozwijać skrzydła w biznesie. Jednak tak nie jest.

Jeśli wystarczy ci cierpliwości i konsekwencji to za jakiś czas zrozumiesz skąd się biorą klienci w biznesie. To będzie dopiero jednak pierwszy krok. W kolejnym będziesz musiał ich zdobyć.

Odpowiedź na pytanie – „skąd wziąć klientów?”, znajdziesz w odcinkach w każdym wpisie tego bloga.


Samodzielna księgowość, księgowa na etacie, czy biuro rachunkowe?

Od początku prowadzenia działalności gospodarczej każdy przedsiębiorca jest zobowiązany do prowadzenia księgowości firmy. Tutaj są możliwe trzy zasadnicze warianty w tym zakresie.

1. Samodzielne prowadzenie księgowości.

Niewątpliwie takie rozwiązanie ma jedną podstawową zaletę – jest najtańsze. Nie jest tak, że nic nie kosztuje, ponieważ trzeba ponieść koszty chociażby programu księgowego. Obecne przepisy podatkowe zobowiązują do przesyłania chociażby Jednolitych Plików Kontrolnych i deklaracji skarbowych, które można wygenerować jedynie elektronicznie.

Do tego należy doliczyć ewentualną opiekę informatyczną, ponieważ w niektórych sprawach być może będzie konieczność przynajmniej konsultacji z informatykiem. Zupełnie bez kosztów się więc nie obejdzie. Trzeba też pamiętać, że prawie podatkowym następują ciągłe zmiany i programy księgowe trzeba cyklicznie aktualizować.

Największym jednak problemem jest znajomość zasad księgowości, a w szczególności prawa podatkowego. Księgowi zdobywają tę wiedzę przez wiele lat i muszą ją systematycznie aktualizować.

Nie jest tak jak często niektórym się wydaje, że wystarczy nauczyć się wpisywania kwot w odpowiednie rubryki w księgach rachunkowych, lub podatkowych. Być może na początku działalności kiedy się generuje zaledwie kilka dokumentów, można sobie w ten sposób poradzić. Jednak w miarę rozwoju firmy wszystko zaczyna się komplikować, a w przypadku wielu działalności od początku jest bardzo skomplikowane.

Trzeba wziąć pod uwagę, że w razie popełnienia błędów w księgowaniu nie jest okolicznością łagodzącą fakt, że jesteś początkującym przedsiębiorcą.
Uznanie, że możesz sam prowadzić księgowość własnej firmy nie posiadając wiedzy, jest przekonaniem fałszywym i może nieść ze sobą przykre konsekwencje, a w rezultacie konieczność poniesienia dużych kosztów. Może się bowiem zdarzyć, że w pewnym momencie ktoś będzie musiał jeszcze raz wykonać od początku tę samą pracę, którą ty wykonałeś i trzeba będzie za to zapłacić.

Oczywiście każdy może się nauczyć księgowości, tylko że to zajmuje czas i wiąże się z kosztami.
Nawet jeśli nie skorzystasz z kursów księgowości, to będziesz musiał kupić książki, które należą do literatury fachowej i raczej nie są tanie.

Musisz też wziąć pod uwagę, że dzisiejsza księgowość to nie jest ta sama księgowość, która obowiązywała przed 20 laty. Dzisiaj jest znacznie bardzie skomplikowana, ponieważ komplikuje się rzeczywistość. Przepisy, głównie podatkowe ulegają ciągłej zmianie i tę wiedzę należy systematycznie uzupełniać.

Nawet jeśli twoja działalność będzie polegała na handlu częściami samochodowymi, lub będziesz świadczył usługi budowlane, to już od pierwszego dnia musisz znać wiele skomplikowanych przepisów podatkowych.

Wszystko to jest oczywiście możliwe do realizacji, tylko musisz sobie odpowiedzieć na pytanie, czy twoim celem jest zostanie księgowym, czy też powinieneś zajmować się zarządzaniem firmą, a często w początkowym okresie sam musisz być sprzedawcą, czy wykonawcą usług.

Z mojego wieloletniego doświadczenia wynika, że podejmowanie się samodzielnie prowadzenia księgowości kończy się jej zaniedbaniem, niedotrzymywaniem terminów i w rezultacie przykrymi konsekwencjami, głównie finansowymi.

Oczywiście jako przedsiębiorca powinieneś posiadać ogólną wiedzę z zakresu prowadzenia księgowości chociażby dlatego, żeby wiedzieć czego oczekiwać od księgowych, ale posiadać ogólną wiedzę, to nie jest to samo co samodzielne prowadzenie księgowości
Nie wierz w twierdzenia innych, że jest to bardzo łatwe, ponieważ księgowi z wieloletnim stażem często mają wiele problemów z rozwiązywaniem niektórych kwestii podatkowych, które muszą konsultować z innymi.

Generalnie odradzam tego rodzaju rozwiązanie, ponieważ twój poświęcony czas to też jest koszt, który można przeliczyć na pieniądze i końcowy wynik może okazać się wielokrotnie wyższy, niż w przypadku innych rozwiązań.

Jako przedsiębiorca powinieneś zająć się prowadzeniem i rozwojem firmy, natomiast inne sprawy pozostawić fachowcom w danych branżach.

2. Księgowa na etacie.

Przy takim rozwiązaniu pozbywasz się wszystkich tych problemów, o których pisałem wyżej. Nie musisz zdobywać wiedzy, nie musisz tracić czasu na skomplikowane wyliczanki i kontakty z Urzędem Skarbowym czy ZUS – em. Sprawami księgowymi zajmuje się osoba, która jest do tego profesjonalnie przygotowana. W zasadzie tyle zalet.

Tego rodzaju rozwiązanie ma jednak wiele wad.

Trzeba pamiętać, że zatrudnianie pracownika na etacie niesie ze sobą wiele obowiązków i kosztów.
Przede wszystkim trzeba mu stworzyć miejsce pracy. W tym przypadku co najmniej biurko i komputer, jeśli dysponujesz na tyle dużym biurem, że nie będzie konieczności wynajmu kolejnego lokalu. Oczywiście księgowa musi mieć narzędzia do pracy. Czyli komputer z oprogramowaniem, drukarkę, oraz inne narzędzia biurowe. Na pewno prowadzenie księgowości we własnej firmie wymaga jeszcze innych kosztów jak zakup artykułów biurowych (segregatory, papier itp.).

Zatrudnienie pracownika niesie ze sobą konieczność wypłaty wynagrodzenia, składek ZUS, kierowania pracownika na badania okresowe, za które trzeba zapłacić. Trzeba też pamiętać, że pracownikowi przysługuje urlop, za który również będziesz musiał zapłacić, mimo że w tym czasie nie wykonuje on pracy. Pracownik może również zachorować, wtedy za pierwsze 33 dni w roku również jako pracodawca będziesz musiał mu wypłacić wynagrodzenie chorobowe.

Jednak zatrudnianie własnej księgowej nie oznacza, że to ona będzie ponosić konsekwencje finansowe za popełnione błędy. To ty jesteś pracodawcą i to na tobie ciąży obowiązek nadzoru nad osobą zatrudnioną. Księgowy będzie ponosił odpowiedzialność karną z przepisów Ustawy o rachunkowości, lub Kodeksu Karnego Skarbowego, co jednak nie zdejmuje z ciebie odpowiedzialności za prowadzenie ksiąg rachunkowych firmy.

Nawet w przypadku nałożenia kary finansowej przez organy podatkowe z tytułu nierzetelnego prowadzenia księgowości, nie będziesz mógł jej egzekwować od księgowej jeśli nie zostało to popełnione w złej wierze. Jak z tego wynika, jedyną zaletą jest fakt, że nie będziesz musiał sam się tym zajmować.

W małej firmie zwykle zatrudnianie księgowej na pełny etat jest zbyt kosztowne i nie jest nawet konieczne, ponieważ zwykle na początku nie ma tyle pracy, żeby angażować osobę na pełny wymiar godzin.

Można więc zatrudnić osobę na część etatu. To znacznie zmniejsza koszty i jest znacznie bardziej optymalne, chociaż niewiele księgowych decyduje się na tego rodzaju zatrudnienie, ze względu na zbyt duże koszty (dojazd do pracy) w stosunku do możliwych zarobków.

Zlecanie prowadzenie księgowości przysłowiowej „cioci” na czarno jest ryzykowne, gdyż w przypadku kontroli skarbowej sam będziesz musiał udzielać informacji osobom przeprowadzającym kontrolę, co może być utrudnione w sytuacji, kiedy ktoś inny zajmuje się księgowaniem i nie wiesz dokładnie co się dzieje w księgach.

3. Biuro rachunkowe.

Biura rachunkowe powstały w odpowiedzi na potrzeby rynku. W krajach rozwiniętych tego rodzaju rozwiązania są praktykowane od dawna w większości firm. Nawet duże koncerny zlecają księgowość firmom zewnętrznym. Dotyczy to nie tylko księgowości, lecz wszelkich innych sfer, które nie są związane z działalnością operacyjną.

Jest to tzw. outsorcing. Czyli zlecenie obsługi podmiotowi zewnętrznemu.

Wiąże się to z kilkoma zaletami. Podstawowym powodem jest znacznie niższa cena obsługi, niż w przypadku własnej wewnętrznej obsługi. Szacuje się, że outsorcing zmniejsza koszty średnio o około 20%. W niektórych przypadkach znacznie więcej.

Tak też jest w przypadku biura rachunkowego. Księgowość małej firmy można zlecić dla biura rachunkowego już za niewielką opłatą.

Podstawową wadą prowadzenia księgowości przez biuro rachunkowe jest konieczność dostarczania dokumentów do biura, jak również brak ciągłego kontaktu z osobą obsługującą. Chociaż we współczesnym świecie nawiązanie kontaktu nie jest żadnym problemem.
Zaletę przy tym jest jednak to, że w przypadku prowadzenia księgowości we własnym zakresie istnieje konieczność codziennego księgowania bieżących dokumentów. W przypadku zlecenia prowadzenia księgowości przez biuro rachunkowe, wystarczy dostarczyć dokumenty raz w miesiącu i biuro ma obowiązek dokonania księgowań najpóźniej do dnia złożenia deklaracji podatkowych.

Czym się różni prowadzenie księgowości przez zewnętrzne biuro rachunkowe, od prowadzenia księgowości samodzielnie, lub przez księgową w firmie?

Przede wszystkim biuro rachunkowe jest przedsiębiorcą. Zawierasz więc z nim umowę gospodarczą o świadczenie usług. W umowie określa się szczegółowo ich zakres. Tym samym to biuro rachunkowe ponosi odpowiedzialność za wszelkie błędy i związane z tym konsekwencje.
Czyli w przypadku popełnienia błędu przez biuro rachunkowe, które narazi cię na konsekwencje finansowe, lub spowoduje inny uszczerbek, masz prawo żądać od biura rachunkowego naprawienia szkody i zapłaty odszkodowania.

Każde biuro rachunkowe powinno posiadać obowiązkowe ubezpieczenie od odpowiedzialności zawodowej w zakresie świadczonych usług. Wynika to z przepisów prawa. W takim przypadku możesz więc domagać się zapłaty odszkodowania od towarzystwa ubezpieczeniowego, w którym biuro rachunkowe jest ubezpieczone.

Zlecenie prowadzenia księgowości przez biuro rachunkowe cechuje się elastycznym systemem wynagrodzenia. Czyli możesz ustalić z biurem, że będziesz płacić więcej jeśli będzie to bardziej czasochłonne i bardziej skomplikowane, a mniej wtedy, kiedy będzie to zajmowało mniej pracy. Takie ustaleń można dokonać w każdym czasie.

Tego rodzaju elastycznego sposobu wynagradzania nie można zastosować zatrudniając księgowego.
Ponieważ pracownikowi należy się wynagrodzenie nawet za gotowość do pracy, mimo że tej pracy nie wykonuje. Ponieważ to pracodawca powinien mu zapewnić front robót i nie można mu zmniejszać wynagrodzenia, dlatego że faktycznie pracy nie wykonuje.

Biuro rachunkowe za wykonaną usługę wystawi ci fakturę nie będziesz musiał odprowadzać składek ZUS i podatku dochodowego od wynagrodzeń.

W biurze rachunkowym pracuje wiele osób i nie ma problemu wtedy, kiedy osoba zajmująca się obsługą twojej firmy zachoruje, lub pójdzie na urlop. Biuro rachunkowe na podstawie podpisanej umowy ma obowiązek zapewnić zastępstwo i realizować usługę w sposób ciągły.

Z zależności od zapisów umowy, ale praktykuje się, że to biuro rachunkowe reprezentuje klienta przed organami podatkowymi w czasie prowadzonej kontroli. Dobre biuro załatwia takie sprawy bez udziału klienta. Nie będziesz więc musiał się niepokoić kontrolami skarbowymi. Biuro rachunkowe powinno to załatwić za ciebie.

Na podstawie udzielonego pełnomocnictwa biuro rachunkowe może podpisywać w twoim imieniu deklaracje podatkowe i załatwiać różne sprawy w urzędach.

W takim przypadku unikasz więc tworzenia dodatkowego miejsca pracy, wyposażenia, zakupu oprogramowania i regularnych aktualizacji. Nie interesuje cię papier do drukarki i zakup materiałów biurowych.

Dokumenty księgowe przechowuje zwykle biuro rachunkowe, możesz więc zwolnić trochę miejsca w swoim biurze.

Zlecanie księgowości dla biura rachunkowego jest dzisiaj standardem. Dobre biura rachunkowe ciągle doskonalą swoje oferty i starają się zadowolić klienta w jak najszerszym zakresie.

Dobre biuro rachunkowe ma sprawny system komunikacji z klientem, tak że nie odczuwa on zupełnie tego, że nie ma księgowej we własnym biurze.

Ponadto trzeba wziąć pod uwagę, że biura rachunkowe zatrudniają specjalistów w swojej branży.
W przypadku wystąpienia problemu często bierze udział w jego rozwiązaniu wiele osób, ponieważ nikt nie posiada wszechwiedzy.

W dobrym biurze rachunkowym kto inny zajmuje się obsługą księgową, kto inny obsługą kadrową, a jeszcze kto inny sprawami administracyjnymi klienta. Tak więc jednego klienta obsługuje zespół osób.

Generalnie prowadzenie księgowości przez biuro rachunkowe jest obecnie najtańsze i najbardziej bezpieczne.

Spółka z o.o. komandytowa

Spółka z o.o. komandytowa jest zwykłą spółką komandytową, lecz jednak wymaga odrębnego omówienia.

Tego rodzaju spółki cieszą się dużym zainteresowaniem wśród biznesmenów, szczególnie takich, którzy już osiągnęli wysoki poziom obrotów, lub działają w branżach o dużym ryzyku.

Jak wiesz z poprzednich tematów spółka komandytowa jest spółką osobową, w której wspólnikami mogą być zarówno osoby fizyczne, jak też osoby prawne.

Spółka z o.o. komandytowa jest właśnie spółką, w której komplementariuszem jest spółka z o.o.

Ponieważ nazywa się spółką z o.o. komandytową to często mylnie uznaje się ją za inny rodzaj spółki, niż zwykła spółka komandytowa. Nazywa się tak dlatego, że spółka komandytowa ma obowiązek w nazwie wymieniać nazwę, lub nazwisko komplementariusza. Jeśli więc komplementariuszem w spółce komandytowej będzie PRYZMAT sp z o.o., to pełna nazwa spółki komandytowej będzie brzmieć następująco. PRYZMAT sp. z o.o. spółka komandytowa.

Dlaczego tworzy się tego rodzaju spółki w takiej strukturze i dlaczego robi się to celowo?

Wiesz już, że wspólnicy spółki komandytowej będący komplementariuszami odpowiadają całym majątkiem za zobowiązania spółki. Dlatego często w sytuacjach kiedy przedsiębiorstwo zaczyna nabierać większych rozmiarów i działalność staje się coraz bardziej ryzykowna, tego rodzaju spółki zostają przekształcane w spółki z o.o. ze względu na uniknięcie, lub ograniczenie odpowiedzialności.

Co prawda w spółce z o.o. wspólnik będący członkiem zarządu nie zawsze może mieć ograniczoną odpowiedzialność, lecz droga egzekucji jest znacznie bardziej wydłużona i rozciągnięta w czasie, ponadto jest związana ze znacznie większymi kosztami po stronie wierzyciela, na skutek czego wielu wierzycieli rezygnuje ze ściągania należności.

W spółce z o.o. komandytowej ta droga zostaje jeszcze bardziej wysłużona, dlatego też pod tym względem taką spółkę uznaje się jako bardziej bezpieczną.

Sposób działania jest następujący: zakłada się spółkę z o.o. w skład zarządu której wchodzą przyszli wspólnicy spółki komandytowej. Następnie zakłada się spółkę komandytową, w której wspólnikami są wspomniana spółka z o.o. i pozostali wspólnicy.

W tym układzie spółka z o.o. jest komplementariuszem, natomiast pozostali wspólnicy są komandytariuszami. Komandytariusze więc odpowiadają tylko do wysokości sumy komandytowej, natomiast komplementariusz, czyli w tym przypadku spółka z o.o. odpowiada całym majątkiem. Cała sztuczka polega na tym, że spółka z o.o. nie posiada żadnego majątku, poza kapitałem zakładowym, który może wynosić jedynie 5 000 zł i w praktyce może już go nie być.

Spółka z o.o. będąca komplementariuszem w praktyce nie prowadzi żadnej działalności poza zarządzaniem spółką komandytową. W praktyce spółką komandytową zarządza zarząd spółki z o.o., czyli osoby, które są jednocześnie komandytariuszami w spółce komandytowej, jednak w tej sytuacji występują jako osoby reprezentujące komplementariusza.

Dlaczego tego rodzaju spółka jest tak bardzo atrakcyjna?

Można sobie wyobrazić sytuację, że spółka komandytowa wpada w poważne tarapaty finansowe i ma problem z wypłacalnością, albo wręcz staje się niewypłacalna. W takiej sytuacji wierzyciel musi skierować pozew przeciwko spółce. Jeśli egzekucja wobec spółki okaże się nieskuteczna, wtedy może skierować kolejny pozew przeciwko komplementariuszowi spółki. Problem w tym, że komplementariuszem jest kolejna spółka. Tym razem spółka z o.o..

Jak wiadomo, ta spółka nie posiada żadnego majątku. Egzekucja wobec niej również okazuje się bezskuteczna. Dopiero wtedy wierzyciel może skierować pozew przeciwko osobom zarządzającym spółką z o.o. i próbować egzekucji z ich prywatnego majątku. Teoretycznie więc nawet w takiej sytuacji wspólnicy mogą nie uniknąć odpowiedzialności.

Tyle teorii. W praktyce bowiem jest to znacznie bardziej skomplikowane. Ponieważ każda egzekucja związana jest z kosztami, które w każdym przypadku musi ponieść wierzyciel. Teoretycznie może żądać zwrotu tych kosztów od pozwanych, ale pod warunkiem, że egzekucja okaże się skuteczna.

Tak więc kierując pozew do sądu wierzyciel musi zapłacić 5% wpisu sądowego od kwoty wierzytelności. Może samodzielnie skierować pozew do sądu, ale zwykle korzysta z usług prawników, którym również musi wypłacić wynagrodzenie. Po uzyskaniu wyroku, lub nakazu zapłaty, musi wystąpić do sądu o nadanie klauzuli wykonalności. Po uzyskaniu tej klauzuli może dopiero skierować wniosek do komornika o egzekucję. To zwykle wiąże się z kolejnymi kosztami, gdyż komornik może zażądać pokrycia kosztów poszukiwania majątku.

Jeśli egzekucja okaże się bezskuteczna tę całą procedurę należy przeprowadzić jeszcze dwa razy, żeby w ostatnim etapie egzekwować z majątku prywatnego faktycznych wspólników. Czyli jeszcze dwukrotnie wierzyciel musi ponieść koszty po 5% kwoty aktualnej wierzytelności i inne koszty związane z egzekucją.

Doświadczeni biznesmeni wiedzą o tym, że często wierzyciele ustępują i rezygnują z egzekucji, lub godzą się na niekorzystne dla nich ugody, dlatego że z czasem maleją szanse na wyegzekwowanie należności, natomiast muszą ponieść kolejne koszty, co zwiększa ich stratę.

Ponadto to, co tutaj jest opisane w kilku zdaniach, w praktyce trwa całe lata.

Tego rodzaje działań są zgodne z polskim prawem, ponieważ teoretycznie nie zamykają drogi wierzycielowi do egzekucji swoich roszczeń. Tyle, że to tylko teoria, ale na tym jest oparte nasze prawodawstwo.

Póki co jest to dopuszczalne, więc powszechnie się z tej sztuczki korzysta.

 


Spółka akcyjna

Spółkę akcyjna omówię pobieżnie ponieważ jest to zaawansowana forma prowadzenia działalności i jeśli ktoś zdecyduje się na założenie takiej spółki, to na pewno znajdzie na ten temat wiele informacji.

Ta forma działalności nie jest zbyt popularna wśród początkujących przedsiębiorców głównie ze względu na minimalny kapitał zakładowy, który jest wymagany do tego, żeby taka spółka powstała.
Kapitał zakładowy spółki akcyjnej wynosi co najmniej 100 000 zł.

Spółka akcyjna jest w swojej strukturze podobna do spółki z o.o. z tą różnicą, że w spółce akcyjnej wkłady inwestorów dzieli się na akcje o równej wartości, a nie na udziały.

Akcje mogą być imienne, lub na okaziciela.

Spółka akcyjna może być notowana na giełdach, gdzie można nabywać akcje danej spółki w wolnej sprzedaży. Tak więc obrót akcjami spółki akcyjnej jest znacznie prostszy, niż udziałami spółki z o.o.

Spółka akcyjna oprócz zarządu musi posiadać radę nadzorczą, co nie jest wymagane w spółce z o.o.

Ten rodzaj spółki jest dosyć skomplikowany w procesie rejestracji jak również zarządzania i raczej powinni nią zarządzać fachowcy, którzy mają już doświadczenie w biznesie.

Nie polecam jako forma działalności dla osób stawiających pierwsze kroki w biznesie mimo nawet posiadania odpowiedniego kapitału.

Rozsądniej jest założyć spółkę z o.o., którą można następnie przekształcić w spółkę akcyjną.


Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest dosyć popularną formą prowadzenia działalności gospodarczej, ze względu na swoje zalety. Jednak pomimo zalet, ma też wady.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.) jest spółką kapitałową. Podstawą jej założenia jest więc istnienie w niej kapitału. Minimalny kapitał, który jest niezbędny do tego żeby założyć spółkę z o.o. wynosi 5 000 zł. W przeciwieństwie do spółek osobowych spółka z o.o. mimo że nazywa się spółką, może być jednoosobowa. Może składać się z osób fizycznych i osób prawnych.

Spółka z o.o. jest spółką prawa handlowego. Warunki jej tworzenia i działania określone są w Kodeksie Spółek Handlowych. Tego rodzaju spółki nazywa się też spółkami handlowymi, ponieważ zanim został uchwalony Kodeks Spółek Handlowych, obowiązywał przedwojenny Kodeks Handlowy.

Spółkę z o.o. obecnie można założyć on-line za pośrednictwem platformy Ministerstwa Sprawiedliwości lub poprzez sporządzenie umowy w formie aktu notarialnego.

Spółka powstaje w momencie podpisania umowy spółki. Od tego momentu spółka może prowadzić działalność, jednak do czasu zarejestrowania w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) funkcjonuje jako spółka z o.o. w organizacji. W tym czasie spółka ma obowiązek zamieszczania tej informacji przy nazwie (firmie) spółki. Np. PRYZMAT spółka z o.o. w organizacji.

Spółka w ciągu sześciu miesięcy od podpisania umowy spółki ma obowiązek złożyć wniosek o rejestrację w KRS. Jeśli nie dopełni tego obowiązku w tym terminie, spółka ulega rozwiązaniu.

Umowa spółki powinna zawierać co najmniej następujące informacje:

– firmę (nazwę) i siedzibę spółki,
– przedmiot działalności spółki,
– wysokość kapitału zakładowego,
– informację, czy wspólnik może posiadać więcej niż jeden udział,
– liczbę i wartość udziałów przypadających na każdego wspólnika,
– czas trwania spółki,

Spółkę reprezentuje zarząd powołany uchwałą wspólników. Zarząd może być jedno, lub wieloosobowy. Spółka może być reprezentowana również przez pełnomocnika spółki lub prokurenta.

Najwyższym organem spółki jest walne zgromadzenia wspólników. Spółka może powołać również radę nadzorczą lub komisję rewizyjną. W przypadkach określonych przepisami powołanie rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej jest obowiązkowe. Dotyczy to sytuacji, kiedy kapitał zakładowy wynosi co najmniej 500 000 zł, a spółka liczy więcej niż 25 wspólników. Zgromadzenie wspólników należy zwoływać co najmniej raz w roku, w celu między innymi zatwierdzenia sprawozdania finansowego oraz podjęcia decyzji o podziale zysku, lub pokrycia straty.

Na co dzień spółką zarządza zarząd. Jeśli zarząd jest wieloosobowy, to każdy z jego członków może prowadzić sprawy spółki w granicach zwykłego zarządu, pod warunkiem, że żaden z pozostałych członków zarządu nie wniesie sprzeciwu.

Umowa spółki może określać tzw. sposób reprezentacji. To znaczy określać kto może składać oświadczenia woli w imieniu spółki wobec osób trzecich. Oświadczeniem woli może być na przykład podpisanie umowy, lub pisma adresowanego do podmiotów zewnętrznych, podpisanie umowy o pracę itp.

Sposób reprezentacji może być jedno, lub wieloosobowy. Umowa powinna określać szczegółowo, czy każdy z członków zarządu może jednoosobowo składać oświadczenia woli, czy też muszą być spełnione inne warunki. Na przykład umowa może określać, że do składania oświadczeń woli jest upoważniony każdy z członków zarządu jednoosobowo, dwóch lub więcej członków zarządu działających łącznie, jeden członek zarządu działający łącznie z prokurentem itp.

Tego rodzaju informację zamieszcza się w tzw. wypisie z KRS, czy w informacji Krajowego Rejestru Sądowego, który zawiera podstawowe informacje o spółce. Tego rodzaju informacje w KRS są dostępne publicznie.

Dlaczego tego rodzaju spółka nazywa się spółką z ograniczoną odpowiedzialnością?

Tutaj krąży wiele błędnych przekonań, które wynikają z niezrozumienia sytuacji prawnej spółki z o.o. Spółka z o.o. posiada osobowość prawną. Może więc pozywać i być pozywaną, jak również boże być podmiotem praw. Spółka jest bytem niezależnym od wspólników. Panuje powszechne, błędne przekonanie, że wspólnicy spółki z o.o. w każdej sytuacji są zwolnieni z odpowiedzialności za zobowiązania spółki. Tutaj należy się więc pewne wyjaśnienie.

Jak wynika z nazwy tego rodzaju spółki, faktycznie występuje tutaj ograniczona odpowiedzialność. Wspólnik spółki z o.o. odpowiada tylko do wysokości wniesionego wkładu. Czyli może stracić tylko to, co zainwestował. Dotyczy to jednak sytuacji, kiedy wspólnik jest tylko wspólnikiem i nie pełni w spółce funkcji członka zarządu. Członkami zarządu bowiem mogą być wspólnicy, jak również osoby nie będące wspólnikami.

Bardzo często popełnia się podstawowy błąd, szczególnie w nowo tworzonych małych spółkach. Zdarza się bowiem, że powodem założenia spółki z o.o. jest błędne przekonania o braku odpowiedzialności za zobowiązania spółki.

Zwykle w przypadku małych spółek wspólnicy wchodzą w skład zarządu, gdyż sami chcą mieć wpływ za zarządzanie spółką, jak również z tego powodu, że angażowanie osób trzecich jest związane z koniecznością ich wynagradzania, na co mała spółka w początkowej fazie nie może sobie pozwolić. Natomiast należy wiedzieć, że tylko wspólnicy mają ograniczoną odpowiedzialność.

Członkowie zarządu odpowiadają solidarnie całym swoim majątkiem w przypadku niewypłacalności spółki. Czyli wspólnik będący jednocześnie członkiem zarządu nie może korzystać z przywileju ograniczenia odpowiedzialności. Dlatego, że w tej sytuacjo ponosi odpowiedzialność jako członek zarządu, a nie jako wspólnik.

Przykład: spółka z o.o. posiada zadłużenie na kwotę 1 mln złotych wobec kilku wierzycieli.
Wierzyciele pozywają spółkę i uzyskują wyrok sądu, lub nakaz zapłaty i kierują wniosek do komornika o przeprowadzenie egzekucji z majątku spółki.

W wyniku egzekucji komornik zajął majątek spółki, lecz okazało się, że wierzyciele zostali zaspokojeni tylko na kwotę 300 000 zł. Pozostaje do spłaty jeszcze 700 000 zł. Komornik wydaje postanowienie o umorzeniu postępowania wobec braku ściągalności dłużnika, czyli spółki.

W takiej sytuacji wierzyciele mają prawo pozwać członków zarządu i żądać zapłaty pozostałej części długu. W określonych sytuacjach członkowie zarządu mogą uwolnić się od odpowiedzialności, jeśli wykażą, że w odpowiednim czasie złożyli do sądu wniosek o upadłość spółki. Jak z tego wynika spółka z ograniczoną odpowiedzialnością nie w każdym przypadku ogranicza odpowiedzialność.

Spółka z o.o. ma jednak inne zalety, których nie posiadają spółki osobowe. W spółce z o.o. wspólnicy nie mają obowiązku płacenia składek ZUS.

Jej wadą natomiast jest obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych, czyli tzw. pełnej księgowości co jest związane z większymi kosztami.

Spółka z o.o. pozwala na znacznie lepsze ułożenie sobie stosunków ze wspólnikami, niż w spółkach osobowych. Bowiem wspólnicy mogą się zatrudnić we własnej spółce. Czyli pobierać wynagrodzenie za wykonaną pracę. Wspólnicy mają więc możliwość ustalenia wynagrodzenia za wykonaną dla spółki pracę zgodnie z posiadanymi kompetencjami, które zostaje wypłacane z majątku spółki. W pierwszej więc kolejności wspólnicy zatrudnieni w spółce otrzymują wynagrodzenia, a następnie uzyskują prawo do w zysków spółki zgodnie z posiadanymi udziałami.

Takich możliwości nie dają spółki osobowe, w których nie można odrębnie wynagradzać wspólnika z tytułu świadczenia pracy na rzecz spółki. To znacznie zmniejsza możliwość wystąpienia konfliktów pomiędzy wspólnikami, ponieważ daje większe możliwości ułożenia sobie stosunków wewnętrznych. Wspólnicy będący członkami zarządu mogą również pobierać wynagrodzenia z tytułu pełnienia tej funkcji na zasadach odrębnie ustalonych.

Podstawową jednak wadą spółki z o.o. jest podwójne opodatkowanie, które nie występuje w spółkach osobowych.

Spółka z o.o. jest osobą prawną, opodatkowana jest więc podatkiem od osób prawnych CIT, który obecnie wynosi 19%.

Czyli w pierwszej kolejności od zysku spółki należy zapłacić 19% podatku CIT, a następnie pozostałą część można wypłacić wspólnikom w formie dywidendy, od której również należy zapłacić podatek od zysków kapitałowych, który również wynosi 19%.

Przykład: spółka z o.o. osiągnęła dochód w wysokości 100 000 zł. Od tego dochodu zapłaciła podatek CIT w wysokości 19%, czyli 19 000 zł.
Pozostałą kwotę – 81 000 zł (zysk netto) wspólnicy postanowili wypłacić sobie w postaci dywidendy. Udziałowcami spółki jest dwóch wspólników, z których każdy posiada po 50% udziałów. Na każdego wspólnika przypada więc 40 500 zł dywidendy.

Po wypłacie dywidendy każdy ze wspólników od tej kwoty zobowiązany był zapłacić 19% podatku od zysków kapitałowych, co dało kwotę – 7695 zł. Do kieszeni każdego wspólnika trafiła więc kwota 32 805 zł.

Jak wyglądałaby sytuacja, gdyby spółka była spółką osobową, w której wspólnikami byłyby również dwie osoby?

Spółka osobowa nie płaci podatku CIT, więc przy uzyskaniu dochodu 100 000 zł, cały ten dochód podlegałby wypłacie dla wspólników. Każdy ze wspólników otrzymałby więc po 50 000 zł. Przyjmując, że każdy z nich jest opodatkowany podatkiem liniowym 19%, od tej kwoty musiałby zapłacić 9500 zł podatku. Do kieszeni każdego ze wspólników trafiłoby więc 40 500 zł.
To jest o 7695 zł, niż w przypadku spółki z o.o.

Co się stało z tą kwotą w przypadku spółki z o.o.? Zabrało ją państwo.

To jest ogólna charakterystyka spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Różne mankamenty dotyczące funkcjonowania spółki z o.o. będziemy jeszcze opisywać w kolejnych, dalszych wpisach, ponieważ temat jest bardzo obszerny i trudny do omówienia w jednym tekście.

Jest to jedna z najbardziej popularnych form prowadzenia działalności, dlatego często będzie się pojawiać w kolejnych tematach.

Spółka komandytowa

Spółka komandytowa jest specyficzną spółką osobową prawa handlowego. Składa się z komplementariuszy i komandytariuszy. Komplementariusz i komandytariusz są wspólnikami spółki komandytowej.

Spółka komandytowa różni się tym od pozostałych spółek osobowych, że odpowiedzialność niektórych wspólników jest ograniczona.

Komplementariuszem w spółce komandytowej jest wspólnik, który odpowiada całym majątkiem za zobowiązania spółki, tak jak w pozostałych spółkach osobowych.

Komandytariuszem w spółce komandytowej jest wspólnik, który ponosi ograniczoną odpowiedzialność za zobowiązania spółki. Odpowiedzialność komandytariusza ogranicza się do wysokości sumy komandytowej.

Sumą komandytową jest wkład komandytariusza do spółki ustalony w umowie spółki

Warunkiem funkcjonowania spółki komandytowej jest istnienie co najmniej jednego komplementariusza i co najmniej jednego komandytariusza.

Komandytariusz nie prowadzi spraw spółki i nie reprezentuje jej na zewnątrz. Uprawnionymi do prowadzenia spraw spółki i do jej reprezentacji są komplementariusze.

Istotną sprawą jest tutaj obowiązek poinformowania osób trzecich o tym, kto jest komplementariuszem w spółce. W tym celu w nazwie (firmie) spółki należy zamieścić nazwiska komplementariuszy oraz oznaczenie „spółka komandytowa”.

Ma to istotne znaczenie z tego powodu, że osoby trzecie muszą posiadać informacje o tym, z kim mają do czynienia np. zawierając umowę ze spółką. Bowiem mogą zdarzyć się sytuacje, że kontrahent podpisze umowę ze spółką reprezentowaną przez komandytariusza, który ponosi ograniczoną odpowiedzialność za zobowiązania spółki. Niejako więc działa ze świadomością ponoszenia ograniczonego ryzyka związanego z podpisaniem danej umowy.

Komandytariusz może reprezentować spółkę na podstawie udzielonego pełnomocnictwa przez spółkę. W takiej sytuacji, przed dokonaniem każdej czynności prawnej np. podpisaniem umowy, ma obowiązek ujawnić swoje umocowanie w spółce wobec kontrahenta.

W przypadku działania bez umocowania w zakresie reprezentowania spółki, lub nieujawnienia pełnomocnictwa, odpowiedzialność komandytariusza zostaje rozszerzona w takim zakresie, w jakim odpowiedzialność ponosi komplementariusz w zakresie skutków wynikających z danej czynności prawnej. Np. ze skutków zawarcia danej umowy.

Utrata ograniczenia odpowiedzialności może również nastąpić w przypadku, kiedy komandytariusz zostanie ujawniony w nazwie spółki. Wtedy zostaje traktowany jak komplementariusz, ponieważ osoby trzecie nie mogą być wprowadzane w błąd co do informacji o tym, kto jest uprawniony do reprezentowania spółki i tym samym, kto ponosi pełną odpowiedzialność za skutki podejmowanych czynności prawnych.

Spółka komandytowa jest przeznaczona dla osób, które są zainteresowane jedynie osiąganiem korzyści z posiadanego kapitału. Czyli jeśli ktoś posiada określoną kwotę pieniędzy i jest zainteresowany zainwestowaniem tej kwoty, to może zostać komandytariuszem w spółce komandytowej.

Dlaczego tworzy się tego rodzaju spółki?

Każdy inwestor powinien sobie zdawać sprawę, że inwestowanie może być obarczone określonym poziomem ryzyka. Inwestowanie w działalność gospodarczą jest niewątpliwie podejmowaniem ryzyka na dosyć dużym poziomie.

Ryzyko w przypadku działalności gospodarczej nie ogranicza się wyłącznie do sumy zainwestowanej, lecz rozszerza się na skutki decyzji podejmowanych w czasie prowadzenia biznesu.

Na przykład, ktoś posiada 100 000 zł, które zamierza zainwestować w działalność gospodarczą.

Nie oznacza to, że jeśli działalność okaże się fiaskiem, to ryzykuje stratą najwyżej tej kwoty.

Prowadząc działalność gospodarczą podejmuje się różnego rodzaju ryzykowne decyzje. Załóżmy, że ta kwota została zainwestowana w firmę budowlaną. Firma podpisuje kontrakt na wybudowanie budynku o wartości 10 mln zł. W trakcie realizacji kontraktu okazuje się, że powstało wiele problemów, które uniemożliwiają realizację tego kontraktu. Firma na jego realizację zaciągnęła kredyt w banku. Na skutek problemów z realizacją kontraktu, kontrahent wypowiedział umowę i zażądał kar umownych z tytułu niewykonania w terminie i stwierdzenia usterek.

W rezultacie firma nie tylko nie zarobiła na realizacji kontraktu, ale wszelkie koszty związane z jego realizacją przewyższają uzyskane przychody o 1 milion złotych.

Czyli spółka poniosła stratę w takiej wysokości. Wierzyciele żądają zapłaty tej kwoty.

Tworzy się więc tutaj typowa sytuacja, kiedy ktoś zainwestował 100 000 zł, natomiast ryzyko okazało się 10 – krotnie większe. To nie jest przykład teoretyczny, lecz zwykła codzienność w prowadzeniu firmy.

W takiej sytuacji inwestor może ograniczyć swoje ryzyko, zakładając spółkę komandytową i przyjmując w niej status komandytariusza. Takie rozwiązanie jest dogodne szczególnie dla osób, które nie mają doświadczenia w biznesie i chcą powierzyć swoje pieniądze osobom doświadczonym.

Spółka komandytowa różni się również tym od pozostałych spółek osobowych, że ma obowiązek prowadzić księgi rachunkowe (pełna księgowość).

Pozostałe spółki osobowe mogą prowadzić księgowość w formie podatkowej księgi przychodów i rozchodów za wyjątkiem sytuacji, kiedy ze względu między innymi na przekroczenie obrotów mają również obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Spółka komandytowa jest zobowiązana prowadzić księgo rachunkowe od pierwszego dnia działalności.

To powoduje, że prowadzenie spółki komandytowej jest droższe, niż pozostałych spółek osobowych, dlatego że prowadzenie ksiąg rachunkowych jest znacznie bardziej skomplikowane, niż prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Wspólnikami w spółce komandytowej mogą być zarówno osoby fizyczne, jak też osoby prawne.

W pozostałej części spółka komandytowa jest podobna do pozostałych spółek osobowych.

 

 

Spółka partnerska

Spółka partnerska jest spółką osobową, jednak różni się od pozostałych spółek osobowych tym, że wspólnikami mogą być wyłącznie osoby fizyczne.

Spółka partnerska jest przeznaczona dla wspólnego prowadzenia działalności przez przedstawicieli wolnych zawodów. Nie można więc zawiązywać spółki cywilnej w innym celu, jak tylko wykonywania wolnego zawodu.

Wolnymi zawodami są – adwokat, aptekarz, architekt, inżynier budownictwa, biegły rewident, broker ubezpieczeniowy, doradca podatkowy, makler papierów wartościowych, doradca inwestycyjny, księgowy, lekarz, lekarz dentysta, lekarz weterynarii, notariusz, pielęgniarka, położna, radca prawny, rzecznik patentowy, rzeczoznawca majątkowy i tłumacz przysięgły.

Wspólnicy spółki partnerskiej ponoszą odpowiedzialność za zaciągnięte przez spółkę zobowiązania, które są związane z jej zwykłym funkcjonowaniem.

Jednak wspólnicy spółki partnerskiej nie ponoszą odpowiedzialności za działania wspólnika związane z wykonywaniem wolnego zawodu. Np. wskutek popełnienia tzw. „błędu w sztuce”. W tym zakresie odpowiedzialność ponosi tylko wspólnik (partner).  W pozostałej części spółka partnerska nie różni się od spółki jawnej.

Wspólnicy (partnerzy) prowadzą wspólną księgowość, oraz ponoszą odpowiedzialność solidarną za zobowiązania podatkowe i inne zobowiązania majątkowe związane z jej funkcjonowaniem.

Osoby wykonujące wolny zawód mogą zawiązać również spółkę jawną, lub spółkę cywilną, z tym, że w takim przypadku za błędy popełnione przez wspólnika odpowiadają wspólnicy na zasadach określonych dla danej spółki. Czyli w przypadku spółki cywilnej solidarnie, w przypadku spółki jawnej również solidarnie z zastosowaniem odpowiedzialności subsydiarnej.

Jeśli więc osoby wykonujące wolny zawód, które chcą prowadzić działalność w formie spółki nie chcą brać odpowiedzialności za błędy swoich wspólników, powinny zawiązać spółkę partnerską, która chroni przed konsekwencjami braku profesjonalizmu pozostałych wspólników (partnerów).